城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。是工程建设过程和建设成果的真实反应，它对加强工程质量控制、追究工程质量责任、惩治工程领域腐败行为，以及日后维修、改建、扩建等具有十分重要的作用。它包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。所谓城建档案信息化就是指在城建档案管理活动中，全面应用现代信息技术对档案信息资源进行处置、管理和提代利用服务。
随着城市化进程的高速发展，产生了越来越多的城建档案，传统的城建档案管理模式不能适应社会发展的需要，因此城建档案管理工作需要不断创新发展给我们提出新的要求。
1数字化管理的必要性
1.1城建档案的大量存储需求。当前全国各城市的城建档案都以纸质档案为主。随着城市建设的飞速发展，特别由于诸如城市规划、道路的扩宽、拆迁重建、房地产开发事业的迅猛发展以及人们消费增长趋旺等因素，城建档案的数量急剧增加，档案的利用率也大幅度提高，这使得传统的以手工处理为主的城建档案管理方式越来越暴露出工作效率低下、信息共享困难、差错率较高等问题，庞大的档案库和旧的管理模式已不能适应工作发展的需要。因此，利用现代化的电子技术，对城建档案进行数字化管理已显得越来越必要。
1.2更为方便快捷的查阅需求。建设单位和管理部门经常需要获取历史城建档案的信息，传统的做法是根据项目的需求前往城建档案馆查阅图纸。由于存在档案移交的周期和用地档案、工程档案分别在不同的单位进行储存的情况，在调阅档案过程中，常常出现因档案存储地点不确定而出现的往返奔波情况，传统的纸质档案管理方式，主要进行手工查阅，已很难满足此种需要。对城建档案馆的整体形象与服务质量和各种效率造成了一定的影响。通过分布式数据库建设，以建设项目为主题集成规划管理数据库、城建档案数据库，实现规划信息与城建档案信息的互操作，可以在一个部门，查询多个部门的信息，有利于提高办公效率与服务质量，同时，为社会提供方便，更主要的是实现通过数字城建档案为城市规划，建设与管理服务。为此，有必要进行城建档案的数字化管理，以满足新形势下的查阅、利用需求。
1.3数字化管理可产生新的优势功能。通过数字化管理，建立准确的城建档案数据分析系统，与传统的纸质档案管理相比，可产生新的优势功能：一是预警预报功能，即通过对城建档案的分析，进一步提高城市规划管理工作的科学性，高效率，提前性与服务性。二是根据城市规划管理与城建档案管理工作的密切相关性，在标准统一，业务流程整合、数据成果共享、功能设计与互操作等方面进行总体考虑，有利于提高规划管理与档案管理的协作关系，提高数字档案的利用率与服务质量，节约资源，避免重复建设。
综上所述，为了更好的为社会主义现代化建设服务，为城市建设服务，方便权利人的查阅，为权利人在生产、生活中保驾护航、有必要与时俱进尽快进行城建档案的数字化管理，并发挥其新的迅捷优势功能。
2数字化管理的原则
2.1实用性原则。所谓实用，是指在数字化管理过程中，应采用性能稳定、与现有城建管理运行系统相兼容的技术与设备，以最大限度地满足城建档案馆（室）现有业务和未来发展的需求。实用性原则的本质要求在于新建系统通够长久稳定地运行、使用。为此，在实践中不能为了片面追求高新技术而使用新系统与城市建设管理的实践脱钩，致使新系统长期瘫痪或经常出错。
2.2安全性原则。安全是数字化档案建设不可忽视的重要方面，甚至是头等大事。如果由于采取措施不当，导致应该保密的城建档案信息外漏或必要的城建档案信息毁损，使利用人合法权益受损失的，档案馆可能还要承担必要的民事及行政责任。而客砚上由于存储电子文件的计算机软盘、光盘等化学磁化材料寿命较短，不易长久保存以及软件系统的更新换代可能产生电子文件存储的数据机构是否兼容及其数据结构转换等问题，电子档案本身又具有不稳定性的特点。为此，必须采取一系列的措施，使系统无论是硬件还是软件都具有免受自然灾害和人为破坏的能力，防止城建档案的散失、泄密等。
2.3真实性原则。真实是电子档案的基本要求。在数字化管理过程中，如果未及时发现并纠正虚假或错误的档案信息，损坏当事人利益，并可能导致档案管理部门民事、行政责任的承担。因此，在实践中必须贯彻建立权、责、利相结合的制度。避免产生失真档案。
2.4完整性原则
电子文件的完整性包括两个方面的含义，一是作为记录城市建设活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其它形式的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。完整性是电子文件价值的重要保障。
在传统环境下，文件的各个要素是可视的，具互相融合、彼此渗透，而在计算机系统中，这些要素完全可能独立存在，分别管理，而且有些要素是不可视的。因此，为保证和维护文件的完整性，需要有意识的将这些要素集中起来。电子文件具有软硬件依赖性，因而归档文件的支持软件及软件的文档、表达电子文件内容的基本格式及在关元数据都应属于归档范围。
3、数字化管理的具体实施
3.1数据库选择。建立数字化档案馆（室）是一项庞大、复杂的系统工程。为此，对于城建电子档案数据库建设，应尽量采用目前最为先进的、基于全光纤（Fiber）架构的SAN存储系统，该系统采用全冗余/容错结构及高性能FC通道接口（2Gbps/300MB/s）,充分保证了系统的高性能和高可靠性。针对城建电子档案极高的安全性要求，在采用高可靠性SAN存储系统的同时，建立完善的光盘库备份和恢复系统，以保持当前电子数据库的光盘复本。光盘备份/恢复系统采用智能化调度机制，可实现定时、定量（全备份/增量备份）的自动化操作。
3.2人员培训。人员培训主要包括两个方面：一是针对选择的数据库技术，对员工进行培训；二是数字化管理的职责划分，即分清谁是城建档案微机数字录入员、扫描员、审核员、备份员，并明确其相应的工作内容、责任后果。
3.3录入、扫描及备份。对相应人员进行培训后，就进入了由纸质档案转化为数字化档案的生产运行程序。
第一道工序：城建档案资料录入人员必须具有极端负责的工作态度和熟练的打字基础，对所输入的每一卷城建档案的内容不得有丝毫的疏忽和大意，确保所输城建档案内容的真实性、可靠性、完整性。
第二道工序是：城建档案资料扫描。城建档案资料扫描人员在扫描过程中，不得漏扫或随个人意愿随意增减、丢失城建档案中每一页材料，不得造成因在这个工作程序中城建档案资料得不到应有的完整保护而丢失或散失。
第三道工作程序：对录入、扫描的全过程进行检查。城建档案材料每一个信息历经录入、扫描以后，就进入检查阶段。检查阶段是至关重要的阶段，是纸质档案转变为电子档案最后一道关键环节。检查人员要对城建档案中每一个信息的真实性负总责，并对图片的歪斜程度进行必要的调整。
第四道工作程序：对形成的电子档案进行及时备份。在这一点上，工作人员必须有清醒的认识和严肃认真的工作态度，每天城建档案的录入、扫描、检查全过程完毕后，都要认真做好电子档案的备份工作。备份工作，不能松懈、马虎。要严格按照备份制度进行备份，把备份制度真正落到实处，以防由于不可知的破坏性，为数据丢失后的补救工作打好坚实的基础。
4、实施后的效果
4.1档案数字化管理，提高了工作效率。档案实现数字化管理，将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，全部档案信息实现计算机管理，大大节省了时间，极大提高了工作效率。
4.2信息价值增值，改善了服务质量。充分发挥计算机网络化服务达到档案信息资源共享，加快了信息传递速度，提高了自动化程度，进一步发掘出档案信息的潜在价值。
4.3改善了档案工作管理手段和信息环境。数字档案以新的技术与手段改变了文件写作、转输、接收、存储、检索、拷贝、加工控制等手段，得用网络与各单位联结，为馆藏档案进行数字转化提供高速、便利的信息通道，实现跨越时间与地域获取资料。
5、数字化管理弊端及防御措施
城建档案的数字化管理已势在必行，然而与传统纸质档案的真实性、稳定性、可靠性及原始性相比，电子档案要逊色不少，并且由于以下三方面的原则，可能影响档案的运行管理：一是录入错误，即由于录入员的粗心等原因而导致的档案信息错误；二是病毒侵入，导致电子档案信息残缺不全；三是非法修改而致的电子档案失真。电子文件具有可变性，其真实可靠性无不如纸质档案，随时都可能被非法修改。当然针对如上弊端，我们也可以采取如下措施进行预防：一是要求一方面加强培训，提高档案工作人员的素质并帮助其树立责任心，从主观上避免疏忽大意；另一方面，建立责任追究制度，追究录入、审核人员的工作责任。二是加强电子档案的使用管理，安装杀毒软件，减少外来软件、硬件的拷贝、编辑，阻断病毒侵入途径。另外，建立完善的光盘库备份和恢复系统，以保持当前电子数据库的光盘复本。三是设定登录限制、使用文件权限，更改文件属性，不与他人共享文件资源，减少无关人员的接触机会。
在完善数字化管理的同时，对传统的纸质档案管理方式绝不能完全抛弃。应将纸质档案与电子档案管理结合起来，共同为城市建设事业服务。
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