浅谈市政基础设施工程档案的归档

　　市政基础设施工程档案是城建档案的重要组成部分，由工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件组成。建设工程竣工文件的质量控制，是指对影响建设工程竣工文件质量形成的直接和间接因素进行控制。
　　市政基础设施工程竣工文件是工程建设活动的真实记录和反映，工程文件的准确、真实与否，直接影响了工程今后维护、改建扩建等的提供利用。但是在实践中发现市政基础设施工程档案的接收以及档案的内在质量与房建工程档案有一定的差距。我曾主持了洛阳市衡山路立交桥工程项目的档案验收，深感市政基础设施工程竣工文件的质量问题不容忽视，竣工文件不准确、不齐全、不规范的问题，仍然是市政基础设施工程竣工文件管理工作中一个急需解决的重要质量问题。
　　一、市政基础设施工程竣工文件普遍存在的主要质量问题（一）归档的文件多为复印件
　　原件是工程档案作为凭证最有力的依据，归档的文件应为原件。但在市政基础设施工程建设过程中往往会出现许多复印件、传真件，这些复印件一旦归档，既不利于档案的长期保管，也会给今后的提供利用造成不必要的麻烦与损失。因此，要坚决杜绝任何的复印件、传真件归档。
　　（二）竣工文件不齐全。
　　1.依据性文件不齐全。一些重要市政基础设施工程项目缺少规划许可证、施工许可证、批复等文件。2.设备文件不齐全。由于施工部门管理不善，技术人员对手中的设备安装文件不重视，随意乱放，造成文件丢失，而这些随机文件厂家往往只提供一份。3.竣工图文件不齐全。竣工图文件有漏做现象，有些项目已进行改造和维修，但改造和维修后的竣工图却未进行归档。
　　（三）竣工文件的编制不规范、不统一。
　　用施工图代替竣工图，图中无任何标识说明该图有无变更情况；有些竣工图虽然按其变更作了修改和标识，但其修改和标识无统一标准；需重新绘制的竣工图没有按规定重新绘制。
　　（四）书写材料不统一。个别施工记录、测试报告和图纸变更部分笔迹混乱，有纯蓝墨水、红蓝圆珠笔、铅笔等。
　　（五）竣工图上所做的变更和实际不符。整个工程项目变更情况不明，甚至没有执行的变更和已作废的变更也做入了竣工文件，降低了竣工图的准确性。
　　（六）重复组卷现象严重。在同一工程项目中前期资料和竣工资料重复组卷，造成了巨大浪费，占去了宝贵的存放空间.
　　二、竣工文件质量失控的原因
　　（一）上级主管部门档案管理意识薄弱。我们在市政基础设施工程档案管理工作中，长期以来存在着重建设、轻档案管理的现象，上级主管部门和领导往往只考核基层领导对其硬件质量的管理，而忽视对其软件的质量考核，包括归档文件的质量通常不作为重要的考核内容，即使作为一项考核内容，惩罚措施也不严厉。这是造成竣工文件质量长期搞不好的重要原因。
　　（二）施工队伍素质低、管理水平差是造成竣工文件质量不高的一个不可忽视的因素。
　　（三）国家和行业主管部门颁发的有关编制竣工文件的标准和规定向下推广和宣传贯彻力度不够，缺乏相应的执法监督机制，造成竣工文件的编制长期不规范、不标准、不统一。
　　（四）建设单位和施工单位在制度建设方面，管理体系不健全、不完善，缺乏有效控制竣工文件质量的具体措施。
　　（五）部分档案验收指导人员对工程知识掌握不全，造成对竣工文件编制指导质量不高。
　　三、市政基础设施工程文件质量控制措施
　　（一）依据国家有关法律、法规和行业颁发的有关标准、规章和规定，结合市政基础设施工程项目建设的特点，我们制定出台了《洛阳市市政基础设施工程文件归档编制要求》，以加强对市政基础设施工程项目各阶段档案资料的有序管理，对控制竣工文件的外在质量，确保统一和规范竣工文件是一种完全有效的重要手段。
　　（二）进一步加强了城建档案法律法规的宣传和业务培训的前期准备工作，特别对建设单位、工程监理单位、施工企业档案资料员，进行规范城建档案标准整理的业务指导，同时及时更新档案员和技术人员的知识。从而为竣工文件达到规范、标准、统一提供保证。
　　（三）建设单位要把好招、投标关。通过对综合素质的考查，得以优选出的施工单位，在竣工文件质量方面是有保障的，再配合建设单位的综合管理，就为得到高质量的竣工文件创造了良好的条件。
　　（四）建设单位在建设工程招标投标书中，要明确工程档案的套数、费用、质量要求、移交时间等内容。建设单位必须与施工单位签订《工程档案材料移交委托书》，并对资料的整编责任、内容、深度、特殊要求、资料原件及复印份数、移交时间等予以明确规定。
　　（五）建立健全变更文件材料的形成和管理制度，做到变更文件材料要收集齐全，分类整理，定量统计。由于变更文件材料是绘制竣工图的主要依据，为了确保竣工图的真实、完整、准确、可靠，必须重视变更文件的形成质量：1.应按照形成时间先后顺序分别编号，防止在形成、积累、保管、移交等过程中遗失。2.竣工图编制单位必须按照要求，把各种变更文件材料收集齐全，分类整理，并说明变更文件的总件数，以便于查阅，同时对变更单要逐一进行审查核对，并分别盖上“已执行”或“未执行”章，以保证竣工图编制无误。3.在施工单位绘制竣工图时，监理单位和建设单位技术人员要严格履行监督、检查和指导的职能。
　　（六）建设单位应将对每个工程竣工文件质量检查工作，列入该项工程进度计划中，并将这项工作作为一项重要的质量检查内容，认真进行贯彻和执行。
　　（七）明确现场技术管理人员对竣工文件的质量管理责任，可实行总工程师负责制，并建立健全岗位责任制及管理制度，将此项工作落到实处。
　　（八）将建设单位归档文件质量管理的好坏作为项目工程评优条件一项重要考核内容，促使建设单位将市政基础设施档案工作纳入到建设管理之中，督促建设单位在制定管理目标时，将保证工程质量和做好竣工文件工作同等对待和同步进行。
　　（九）根据国家颁发的相关法律法规和行业业务主管部门以及上级行政机关制定的标准和规范,及时修订和完善各项管理制度和标准，把竣工档案文件编制推上一个新的台阶。
　　（十）提前介入、提供辅导、严格审查，并参加验收。在工程施工过程中，档案人员要深入工地，对施工部门的竣工文件编制提供实质性指导，对施工部门上交的文件材料，要认真审查，耐心修正。切实把好竣工文件的质量关。
　　
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