摘要：随着外包理论研究逐渐深入，外包服务行业日趋专业化，我国越来越多的企业开始实施业务外包。因此本文对沧县人民政府礼堂会议业务外包进行了研究。
关键词：沧县人民政府礼堂,会议业务,外包
1.正确的外包决策
首先，礼堂的经营管理者应明确自己的外包动机。正确的外包动机对外包的成功实施有着推动作用，但是错误的外包动机将直接导致外包的失败或无法达到预期效果。外包的动机可以有很多，例如降低成本、分散风险、节约企业内部资源、提高企业服务质量等。由于不同的业务对企业的战略意义不同，外包的动机也会有所不同。单纯以消减内部经营业务的外包动机对业务外包没有正面的推动作用，企业应根据业务特点，通过对内部整体业务系统的分析，确定符合自身业务特点的外包的动机。
其次，礼堂的经营管理者应科学系统的进行外包决策。一个企业是否需要外包，哪些业务需要外包，以哪种合作方式外包等决策不是单凭管理者的主观想法可以决定的。礼堂应成立专门的决策部门，集合多方面人才的专业知识和能力，确保决策的正确性。依据比较优势理论可知，每个企业都应选出自己最具优势的业务进行经营而将最不具优势的业务转交给外部专业企业提供;核心能力理论表明企业在市场经济中生存和发展必须要有区别于竞争者的核心竞争力。业务外包的整个实施工程是一个复杂的变化过程，礼堂要根据不断变化的内外部因素不断的做出决策。对于礼堂来说，首先应对整体业务进行分析，确定自身核心业务(决定礼堂的核心竞争力)与非核心业务(包括辅助业务、支持性业务和互补性业务)。然后决定外包的方式(完全外包、合作外包或购买型外包)。在外包的过程中根据外包的方式决定与外包商建立合适的外包关系(市场型交易关系、中间型合作关系和伙伴型联盟关系)，这是一系列的决策过程。因此成立专门部门，负责外包的相关决策工作是必要的，是确保外包决策的正
确性和外包实施的顺利进行的保证。
2.科学谨慎的选择外包商
沧县人民政府礼堂通过分析确定了外包项目之后，才能根据自身业务需要选择外包商。在选择外包商时，一些礼堂将外包商的报价作为选择标准，但这往往会导致产品或服务质量水平不达标，这是由于价格低而造成外包商的机会主义不道德行为。还有一些礼堂企业在选择外包商时只是一味的追求外包商的知名度、美誉度、提供服务的专业程度等而忽视了自身情况，这种情况一般会由于外包商过强而使自己处于被控制的被动局面。因此，礼堂管理层要重视外包商的选择，设立专业的部门根据外包业务对外包商进行调查分析，制定符合业务特点的外包商选择标准，这样才能挑选出适合礼堂自身情况并符合礼堂需求的优秀外包商。
沧县人民政府礼堂由于其会展业务的特点，一般需要多部门合作完成，因此各业务部门以及外包商之间的合作在沧县人民政府礼堂尤为重要。企业文化兼容性、品牌知名度、产品和服务的专业性、以及服务交付的及时性等要求都是沧县人民政府礼堂选择外包商时应特别注意的因素。
3.清晰明确的外包合同
外包商虽经过了科学谨慎的筛选，但并不能保证在今后的外包过程中不会出现争议和纠纷，因此清晰明确的外包合同是必要的。外包过程中出现的最多的问题是权责不明、服务内容不明确、服务质量不达标等。为避免受到信息不完全、有限理性以及未来不确定性因素的影响，外包合同必须内容全面、条款明晰、权责明确、惩罚明细。沧县人民政府礼堂对服务的及时性、准确性和专业性都有特殊的要求，这些要求是一个会议可以成功举行的保障。会议的举行需要整个礼堂各部门的支持，一个环节的落后都会影响其他环节的顺利进行，所以除了权责的明确外，对于服务内容、服务水平、特别是服务交付速度都应明确作出规定。
4.重视关系管理
礼堂关系管理包括:礼堂内部员工的关系管理以及与外包商的关系管理。与外包商的关系不再停留在简单的委托代理关系上，应根据外包业务的特点选择并建立正确的外包关系。
首先，在实行业务外包之前礼堂应对内部员工进行必要的业务外包相关情况的讲解和说明，培养员工对外包商的信任，消除员工对业务外包的排斥心理，这为实施业务外包建立了良好的内部环境。
其次，礼堂要注重与外包商之间的沟通，建立良好的合作关系，这样有助于避免在外包过程中因目标不一致或信息不完全情况下出现的不道德行为。合同的签订只是最基本的确定合作关系的方式，为了更好的达到双赢的目的，礼堂与外包商的关系管理是必要的，可以加强双方的信任，降低人为外包风险。最后要说明一点:外包关系是一个连续的光谱关系①，外包关系的最低层为市场型关系，最高层为伙伴型关系，其余为中间型关系。市场型关系下双方只是按照合同行事，因此纪律约束条款最重要;伙伴型关系是需要双方做出很多合作关系投资的，这种合同一般会续签下去，因此在这种关系下协作是最重要的;中间型这种关系兼有市场型关系和伙伴型关系的特点，纪律约束和协作都重要。由此，可以得出并非所有的业务外包都需要礼堂与外包商建立伙伴型关系，对于绿化、清洁等通过合同要求就可完成的可以建立市场型关系，对于管理系统、客房预订、餐厅等对礼堂核心业务具有高关联度的应建立伙伴型关系。
5.建立激励监督系统
礼堂的每一项业务都是礼堂整体的一部分，礼堂为了稳步的发展，协调各部门之间的关系是不可避免的工作。礼堂进行业务外包后组织机构将发生变化，原有旧部门的去除，新的外部企业进入。礼堂应做好相应的企业组织重组来配合业务外包战略的实施。因此，确保礼堂业务外包成功实施，加大对业务外包的战略支持，组织结构再设计，建立外包支持系统是必要的。
外包商的企业目标是获得多元化的效益，包括工作成就感、社会地位、声誉感、收入等。在一定程度上可以说礼堂与外包商的企业目标存在一定的差异。礼堂为了调动外包商的积极性需要建立一系列的激励机制，调动其积极性，确保礼堂的利益。激励机制应兼顾所有的多元变量，可同时兼顾使用物质激励和精神激励。礼堂对外包商的约束包括内部约束和外部约束两方面，内部约束如经营决策机制、财务控制机制、内部监督机制，外部约束如产品市场、资本市场等。为了这些激励约束机制能够正常的发挥作用，礼堂应进行适度的监督，既可以掌握外包商提供的各项产品和服务是否达标，为激励机制的实施提供参考依据，也可杜绝外包商的不道德行为。
6.文化融合和人才培养
业务外包的必然结果就是外来企业文化的进入，在选择外包商时企业应将外包商的企业文化做详细了解和分析，选择与自身企业文化具有兼并融合性的企业来合作。在外包合作的过程中由于文化的差异不可避免的会引起冲突或纠纷，企业应尽量在合作中消除文化差异所带来的问题，使两种企业文化相融合，形成具有包容性的文化理念，这样有利于双方合作的健康发展。
目前的沧县人民政府礼堂行业专业人才缺乏是其发展的主要障碍，因此礼堂在外包过程中应注意对专业外包人才的培养，建立适合的人才培养机制和职业发展规划，通过各种方式加强员工的知识技能培训与提高。这对员工是一种激励，对企业来说是提高员工整体素质、提升企业竞争力和提高运作效率的有效途径和方法，具有长远的战略意义。
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