行政秘书是每个公司企业都不可缺少的一个职位，行政秘书的工作内容以公司运营保障为主，工作内容较多元化，但较基础的文书写作、档案管理，熟练使用操作办公自动化设备，包括计算机、打印机、传真机、复印机等。本文是一篇贵州职称论文发表范文，主要论述了高校二级院系行政秘书现状及对策研究。
摘 要：高校二级院系行政秘书承担了办公室中的大部分工作内容，保障了院系的正常运转，是高校行政管理队伍中的重要力量。行政秘书日常工作繁重，工作职责范围涉及面广，工作特点明显。笔者针对目前行政秘书的现状及存在的普遍性问题进行剖析，并提出了改进对策。
关键词：二级院系,行政秘书,对策研究
目前，我国高校的二级院系办公室是高校管理层和各职能部门之间进行沟通传递信息的纽带，是依据上级和职能部门的党政宗旨开展具体工作的基层单位。院系行政秘书是在高校管理者的领导下，辅助高校领导进行高校行政工作的关键岗位，是高校管理层级基础的工作人员，由于高校院系行政秘书在高校教育体制中负责内外的沟通和联系，上下层级的下达和上传，左右的协同和调整，起到中枢桥梁作用，是非常重要、不可或缺的一部分。
一、院系行政秘书的工作特点
根据高校规模，院系秘书分为行政秘书、教学秘书、科研秘书、党务秘书等。但是，一般情况下，仅分为教学秘书和行政秘书，其中行政秘书肩负教学秘书以外的所有工作。院系行政秘书的日常工作十分烦琐，工作范围涉及面广、繁杂琐碎，主要有以下特点。
1.院系行政秘书工作的繁琐性与反复性
行政秘书每天都有大量繁杂的工作要处理，很多时候是好几件事情一起办，要与不同的人员接触，解决他们提出的问题，实际工作内容特别繁琐。经常有需要反复办理的事情，也经常会有突发事情需要及时处理。
2.院系行政秘书工作的辅助性和参谋性
院系行政秘书的工作不能脱离领导而独立存在，是在领导及相关上级部门的指挥下，辅助其完成各项工作。院系行政秘书本身没有决定权，但是，他们懂得高校、教育、行政等各方面政策、熟悉高校的各类资源配置，能够积极倾听、收集整理教师与学生的意见，能及时准确的为领导提供各种数据，为院系领导做出决策出谋献策，提供辅助性的建议和计划，成为高校领导的得力助手。
3.院系行政秘书工作的服务性和创造性
院系行政秘书工作区别于其他企事业单位行政秘书最重要的特性是服务性。院系行政秘书是维持高校工作良性运作和协调各种关系的角色，其维持的手段和方式就是服务，既要服务领导、服务教师，也要服务学生。在领导、教师、学生间做好沟通交流工作，但是行政秘书也要积极发挥自己的创造性，随着行政秘书办公技术的发展，行政秘书的智商性服务将成为行政秘书职业的主旋律，因此行政秘书要在坚守服务性的同时，用于创新，以新的观念、新的方法、新的手段处理问题。
二、院系行政秘书的工作现状
1.重视程度和承认度不足，经济待遇较低
目前大家受一些传统的思想观念的影响，对于高校行政秘书的工作性质没有形成正确的认识，很多高校工作人员上到高校管理者，下到教师、学生，他们对于行政秘书的认识比较片面，认为就是倒水跑腿的，谁人都可以胜任，其从事的工作没有任何难度。因此，行政秘书工作得不到重视和承认就会导致行政秘书的经济待遇偏低，尤其是在当下的高校的教育改革分配制度在向教学一线倾斜的情况下，教学教师的薪酬水平得到提升，而行政秘书由于属于行政人员，其经济收入来源单一，与教学教师待遇差距比较大。
2.综合能力要求高，整体业务素质参差不齐
行政秘书从事的工作涉及方方面面，需要过硬的业务素质和综合能力，但是，很多高校院系行政秘书非科班出身，所学专业与所从事的工作不一致，没有接受过正式的行政管理及秘书上岗职业培训，未经历过教育学、管理学等相关专业的学习，每天忙于日常烦琐事务中，业务学习、技能培训的时间被挤占，相当一部分人专业知识缺乏、业务技能得不到提升，行政秘书队伍的整体业务素质不高。
3.职称职务晋升相对困难
在高校专业技术职称评聘上，行政秘书不像教学教师的职称评定有一套完整的评价体系，且评定所占比例非常的低。在评定职称中，往往忽视了秘书的特殊性，行政秘书的工作不像教师那样能在一定的时期内获得成果，行政秘书从事的工作都是细微的、不易被发现的、不能成为自己的个人成果。在职务晋升上，管理岗位人员职级晋升渠道相对狭窄，晋升的机会也很少，职务晋升遇到障碍。
4.职业病严重
高校行政秘书工作性质的特殊性，决定了他们需一直伏案工作，缺乏体力劳动和锻炼。高校部分配套的工作椅不太符合人体工学的设计，行政秘书工作时间长，易产生职业病。视力下降、颈锥病、咽炎、肩周炎、腰肌劳损、静脉曲张、内分泌失调等已成为影响行政秘书身体健康的疾病，甚至部分人员出现抑郁。各年龄段的行政秘书职业病的发病率与年龄成正比，且随着年龄的增大，有些行政秘书患上多种职业病。
三、加强院系行政秘书工作的对策研究
1.转变思想观念，提高重视程度
高校领导要转变思想观念，认识到行政秘书角色的重要性，因为当前秘书是为领导提供全面和全程的服务，使领导从大量的事务性工作中脱身，全身心的投入到高层决策中。高校办公室工作具有很强的综合性，行政秘书需具备较强的管理能力与综合素质能力才能做好各项工作，大家应该改变以往对行政秘书片面的认识。领导要充分肯定行政秘书的工作业绩，及时表扬行政秘书的工作，在生活上应进行人文关怀，增强行政秘书的幸福感。
2.加强业务学习，提升职业知识技能
首先，行政秘书应树立学无止境，用有所长的观念。通过自我学习不断的完善知识结构，提高业务水平。
其次，高校应将行政秘书的建设纳人全校师资培训的计划中，制定切实可行的短、中、长期培训计划，从经费、政策上给予保证和支持。开展行政秘书岗前、岗中培训，组织行政秘书学习高等教育学、教育管理学、教育心理学、高等教育法规、组织行为学及公文写作、档案管理、个人形象礼仪、办公软件操作、财务报账、OA系统、飞信、微信等方面的知识与技能，全方位、多渠道地加强行政秘书培训，提高其理论水平和专业技能。
最后，高校要组织行政秘书外出参观，开展经验交流活动。高校应组织行政秘书参加校内外行政管理方面的研讨会及经验交流会，为行政秘书从日常繁琐的工作中暂时解脱出来，到校外参观、学习、交流的机会，学习先进的管理经验、管理方法，扩大其工作视野，提高其管理水平。
3.制定职业发展规划，拓展发展空间
高校应将行政秘书职业发展规划纳入到高校整体发展规划中，积极制定完善行政秘书职业发展的培训计划与流程;建立科学合理的评价机制，提供职务晋升和职称评聘公平环境;拓展职业发展空间，为行政秘书提供更多可以评定职称以及岗位晋升的机会;制定出一套相对合理的量化考核指标体系，建立科学有效的激励政策，对于工作业绩突出、业务水平高、责任心强、优秀的行政秘书，给予一定的物质奖励和精神激励。
4.大力开展关怀院系行政秘书的活动
首先，自身要加强健康意识，注意生活节律的调整。尽量减少超时工作，按照生物钟的节律，保证规律作息，注意劳逸结合，对于职业特征引起的一些易患疾病，要有意识、有针对性地采取预防措施。
其次，改善办公设施和办公环境。工作椅需要符合人体工学设计，采用有椅背的、有扶手、有椅垫的，更大的桌下空间，移动的椅子。在办公室栽种一些绿色植物，让人感到办公室有活力，舒缓心情，同时大大改善室内空气。
四、结语
总的来说，高校二级院系行政秘书是高校行政管理中不可缺少的重要职位，是保障高校教育教学工作顺利进行的重要力量，因此我们一定要转变观念重视院系行政秘书队伍的建设。只有加强院系行政秘书人员管理素质的整体水平，才能面对新形势、新挑战以出色地完成高校的管理工作，对于院系的健康、可持续发展和高等院校的建设与发展都有着十分重要的意义。
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参考文献：
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作者简介：陈佳(1987-)，女，重庆人，研究生，助教。研究方向：绩效考核、行政管理。
