对城建档案信息资源开发利用的思考

　　[摘要]城建档案是一种重要信息资源，做好城建档案工作的最终目的在于开发利用城建档案信息，服务于城乡规划、建设和管理工作，只有不断丰富馆藏,提高综合管理措施,提升服务功能,才能做好新时期城建档案的开发利用工作。本文就城建档案的开发利用，如何做好管理和服务工作进行一些探讨。
　　[关键词]城建档案 开发利用 措施
　　
　　随着城市建设的迅猛发展,城建档案作用越来越大,到城建档案馆查阅、咨询的人也愈来愈多,为做好城建档案服务利用工作,文中以笔者任职单位为例,从档案收集、编研信息网络系统建立和人员素质提高等方面进行了调研,以求进一步提高城建档案的管理水平。
　　
　　一、城建档案的利用现状
　　(一).目前利用城建档案的主要目的
　　社会各界对城建档案的利用已呈多元化趋势，一是为城市规划、建设提供详细数据、为领导决策提供可靠依据。二是为工程项目的建设、设计、施工、监理、开发商等查询工程施工中形成的工程档案。三是为施工业主资质的申报、为小区的商品房业主调阅相邻的地上、地下的构筑物工程档案。四是为百姓购买商品房、进行房屋买卖、房屋装修、进行维权活动提供工程图纸。
　　(二).城建档案开发利用中存在的主要问题
　　1.是公民对于利用城建档案的认识普遍比较淡薄，对城建档案馆的性质、工作任务并不十分清楚，档案的价值作用了解甚少。因此，公民缺乏利用档案解决问题的积极性。
　　2.是城建档案馆的馆藏档案不够丰富，门类不齐全，对照建设部《城市建设档案分类大纲》，房屋建筑工程档案占有量最多，而市政设施、道路、桥梁方面的档案较少，地下管线档案就更缺乏。档案载体以纸质为主，声像档案甚少。这些都直接影响了当今城建档案利用者的需求。
　　3.是服务的质量和方式都影响了档案的利用。传统的手工检索方法单一，影响档案的利用率；保密与利用如何把握，有些涉及知识产权、专有技术、建设许可、保密地形图的档案资料，又不适宜对外提供；城建档案馆缺乏掌握现代信息技术、高素质的档案管理员，档案工作者的素质高低对档案的利用有一定的制约。
　　
　　二、档案信息资源开发利用工作的发展对策
　　(一).建立“以服务为导向”的管理模式
　　1.建立档案信息收集制度。明确城建档案送交的范围、内容、时间、形式，按规定定期进行接收，以确保城建资料能及时准确地移交档案馆。
　　2.要对馆藏结构进行科学分析。根据历史和现实需要规划档案收集范围，对重点建设工程，有地方特色且能反映城市变迁的与人民生活密切相关的城建档案信息，有计划地重点收集，优化馆藏档案结构。
　　3.建立信息利川反馈机制。通过查档登记和调查问卷等方式，及时、准确、全面地了解社会发展变化趋势，掌握社会各行业需求，根据信息开发利用部门的反馈意见，及时调整接收方向、范围和内容，保证馆藏档案信息资源的优化从收集工作这一源头开始，做好对有价信息、有效信息的收集积累工一作，井将收集、保管、利用这个业务环节有机协调、有效整合，逐步改善馆藏档案信息质量提高城建档案的社会服务功能。
　　(二).强化档案信息开发力度
　　明确档案工作的宗旨和目的就是为社会服务、将利用者的需要放在首位，真正做到“想利用者之所想、急利用者之所急”，高标准、严要求，不断提高服务质量,不断提高服务技能和水平，为利用者提供高质量、高效率的档案服务。同时，要改善开发利用手段。对馆藏档案信息资源进行有机整合，通过现代计算机技术等先进手段将分散在不同载体(文本、图像、电子等)、不同类别(工程、管理、规划等)、不同形成单位(规划、设计、建设、管理)、不同性质(档案、资料、报刊杂志等)的相同的、有联系的档案信息内容或数据有机地组合起来，达到整合有序的目的，为城建档案信息的开发提供完整、系统的环境和资源库。
　　(三).提高档案开发人员的素质
　　1.是要提高档案人员的信息化水平，使每个档案人员的思维、意识和能力都跟上信息化的步伐。2.是要加强档案人员的继续教育，大力培训在职人员，更新知识结构，掌握现代科技知识，特别是信息技术、信息知识，培养一批具有档案工作经验、现代信息技术知识和能力的复合型应用人才。3.是要引进一些信息技术、信息服务、信息开发等现代信息学方面的专业人才。4.是要合理配置人才资源.建立一支拥有档案信息分析研究人员、市场(利用者需求)分析研究人员、档案信息采编人员等人才汇聚，掌握现代信息技术和应用知识的、有战斗力的信息化人员队伍。
　　
　　三、城建档案开发利用的发展前景
　　城建档案开发利用的前景是：有效开发利用好城建档案的信息系统，逐步实现城市建设和管理的现代化。迅速兴起的“城市建设管理信息系统”，将使这一切变为现实，为实现城市管理现代化奠定基础。
　　(一).强化依法治档意识
　　城建档案馆提供信息量的大小、对社会吸引力的强弱，关键在于馆藏量是否丰富，是否能让使用者得到所需的城市建设信息。
　　因此，首先必须严格依法扩大进馆档案的渠道，特别是竣工档案进馆的渠道，收集完整、准确的城建档案。目前主要应依据《中华人民共和国档案法》、建设部颁发的《城建档案管理办法》和国家档案局颁发的《城市建设档案归属与流向暂行办法》以及国务院办公厅《关于加强基础设施工程质量管理的通知》中的有关规定，认真做好档案的接收工作。
　　其次，要根据本地的实际，制定地方行政规章，用法律法规来界定必须进馆档案的范围，明确责任单位和责任人应承担的责任，以确保新形势下城建档案进馆渠道的畅通。
　　(二).要大力宣传城建档案管理的作用
　　目前，许多城建单位没有按规定将技术工程档案全部送给当地城建档案馆审验，建设施工单位及相关的项目管理人员对城建档案知识了解不多，对城建档案管理的重要性认识不够，也是社会各界对城建档案知之甚少，没有产生一种城建档案必须规范管理的氛围所至。因此城建主管部门、城建档案管理部门要采取多种方式向社会宣传城建档案的作用，使公众充分认识到规范的城建档案工作有利于推动城市进步，有利于丰富人民的文化生活，使全社会共同关心支持城建档案工作。
　　(三).要加强档案的收集和整理
　　目前，各地档案馆普遍存在的问题是馆藏内容不丰富、形式单一、结构不合理。因此，城建档案馆要加强经常性的接收档案业务指导工作，及时帮助建设施工单位整理资料，积极上门收取档案，防止档案资料的散失、残缺不齐；经常与建设施工系统单位、主管部门沟通关系，掌握市政施工、建筑的动态，将建筑规划档案、市政工程档案等及时接收到档案馆存档。疏通建设系统的建设档案收集渠道，使档案的收集做到全面、系统、完整。随着服务措施的到位，收集渠道的畅通，收集方法的改善，档案资料将会大幅增加，这时就要注重梳理、精选，做到既全面又突出重点，讲究档案质量。
　　四、结束语：
　　综上所述，城建档案的开发利用工作十分重要。在当前发展社会主义市场经济的新的历史时期，更是一项不可缺少的重要环节。城建档案的开发利用，将为国家创造更多的财富。
　　参考文献：
　　[1]浅议城建档案为构建和谐社会服务,罗敏,中国档案2008/03
　　[2]城建档案的管理与执法，赵淑芳、郝莉，城建档案2007/10
　　[3]浅谈城建档案管理及开发利用,周素兰、张才荣,山西建筑2008/07
　　
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