加强分包工程合同管理的几项措施

　　
　　
　　分包工程合同属于建设工程合同的一种形式，即：承包人进行工程建设，发包人支付价款的合同。抓好分包工程合同管理是强化分包工程管理的主要手段，同时也是工程总成本管理以及项目工程责任成本管理的主要环节。本文就此从以下几个方面谈谈自己的看法。
　　一、严格审核分包队伍资质，确保合同签订合法有效
　　签订合同前，必须对分包队伍的资质和履约能力证明资料严格把关，详细审核，这是确保合同签订合法并能够得到有力执行的首要条件。杜绝没有履约能力、履约能力较差、信用程度较底更甚没有主体资格的队伍参与投标，保证每个中标的分包单位都有主体资格，都是履约能力较强、信誉程度较高、施工能力较强的队伍。例如，有的单位虽已经签订了合同，只有单位公章或合同专用章，更甚是对工程再次转发包；没有资质的分包单位挂靠本公司所属单位与本公司签订合同等都属于不规范的做法。
　　二、合同项目签订谨慎严密齐全，避免履行中的合同纠纷
　　结合实际情况，应从以下几个方面把好签订合同的关口：
　　1、为保证已签订的合同能够得到有效的履行，建议合同中应设立合同履约保证金条款，作为合同履行的保证，合同履行完毕再将保证金退还分包单位。保证金的金额可根据合同约定分包价款的比例确定，也可在合同中规定保证金的具体金额，在签订合同时收取；亦可在分包单位首次结算工程结算价款时扣回单独核算。譬如，有的分包单位签订合同后未能及时施工，因种种原因拒绝履行合同，势必给项目部施工安排带来损失以及合同管理费用的发生，如若设立合同履约保证金条款，因分包单位违约不履行合同，我们可用收到的保证金来补偿分包单位单方面毁约的损失，最大限度地降低或避免因毁约而造成的经济损失。
　　2、分包工程的工期、质量要求以及工程的验收办法在合同中要有明确的表达。工程数量应以实际交底施工图预算为准，分包工程的单价和总价款应以分包工程预算或中标书为合同的附件进行确定，合同中能标明分包工程总价的一定要明文规定，不能确定分包工程总价的合同至少要标明分包工程单价，以便于分包工程结算价款的确定以及加强付款过程的监督。有的单位签订的施工合同没有标明分包工程总价，甚至连分包工程单价都没注明，进行分包工程结算时，势必导致结算价值的形成无依据，或者因双方意见不一致相互扯皮，确定价值随意性较大，分包工程成本缺乏有效的监督依据，成本管理失控，最终导致效益流失。
　　3、分包工程价款结算办法在合同中要有详细准确的表达。比如，分包单位结算工程价款时，必须按照分包工程所完成的实物量分为进度结算和竣工决算两种情况，分别提报分包工程的结算资料，结算资料经过审批手续齐全方可办理付款。现实中有的单位签了合同施工后，应该提报结算资料的不编制结算资料，仅以分包合同、协议或者拨款申请单等其他非结算资料作为结算依据进行分包工程付款时，如若分包单位没有完成合同中约定的工程项目，我们按照合同规定一次性全额付完，一定会遗留后患，白白流失部分效益；再者，分包单位要按照完成实物工作量及时编制结算资料办理结算，不论其是否要求付款，有的单位以拨款申请单作为结算资料，付款时间作为结算时间，如若分包单位干完某一工程而长期不办理结算，分包工程款付不出去就形成不了分包工程成本，该工程验工后又不作相应成本预提，势必造成成本核算不实，形成潜亏因素，因而，在合同中详细规定分包工程价款结算办法尤为重要。
　　4、对于分包工程价款的拨付条款，应避免或减少预付工程款，即使规定预付也应尽可能地降低预付额度。未办理结算的工程不得办理付款事宜，对已经办理完结算手续后拨付的工程款，每次付款时当即扣回既定比例的质量保证金（合同中注明），直到末次结算为止。施工中因分包单位原因造成的质量损失由其负责，保修期内从质量保证金中扣除，质量保证金应于工程保修期满并由使用单位接管后清算（需附有接管单位的证明资料）。
　　5、违约责任条款中，必须明确双方各自的违约责任及处理办法，尤其是对于争议解决方式的条款，我们应订立的严密周到切实可行，避免分包单位违约时我们束手无策，免去不必要的纠纷，少打官司，节省费用和精力，依法维护企业的利益。
　　三、健全内部控制制度，共同做好合同履行的监督工作
　　企业的各有关部门应相互配合监督，建立有效的控制机制，共同把握住履行合同这一是合同管理工作的关键环节，真正体现“企业在管理，管理出效益”的管理理念。
　　1、经营计划部门：负责分包队伍资质的审核、分包工程合同签定与分发，按合同编号对合同建立台账进行管理，将审批手续齐全的结算资料登记到履约台账并分发有关部门，监督分包工程的结算情况，对长期未履行、已经废除或变更的合同，要及时下达督促履行、终止履行或变更合同的通知。
　　2、施工技术预算部门：①监督分包工程的施工进度，对违反合同工期规定的做法及时处理：停工或罚款，罚款单据交由财务部门办理；②分包工程结算数量以实地收方为准，收方记录须经甲乙双方技术人员签证，未经签证的质量不合格的工程不得办理结算；③审核结算的工程是否属于分包合同或标书中规定的项目，不得超范围结算或超前预计结算，即“小标的，大结算”、办理虚拟结算资料，已竣工的工程需附有双方技术人员签证的完工验收证明；④分包工程的结算资料由分包单位编制，项目部的施工技术预算人员进行初审，主管工程师和预算部门进行复审，在结算资料封面签署“本次结算金额”“开累结算金额”，以备与分包合同造价进行核对，避免分包工程的超结、错结、漏结或重复结算。
　　3、质量监督部门：①跟踪监督检查分包工程的施工质量，对违反合同规定应及时做出处理：返工或罚款，罚款单交由财务部门执行；②质量不合格的工程不得办理结算，在质量合格工程的结算资料封面签署“质量合格，同意结算”意见。
　　4、物资管理部门：①合同中若有向分包单位供料的规定，应根据分包工程施工完成进度对分包单位工程提供材料，不得超合同超范围供料，依据合同规定的供料单价计算已垫付的材料价值；及时将分包单位领用材料的单据送交财务部门办理扣款，并将实际供料金额在结算资料封面签署“本次供料金额”“开累供料金额”，以备财务部门进行核对扣款；②对租给分包单位的设备、工具，及时将有关垫付费用的结算单据和设备、工具丢失损坏罚款单据送交财务部门办理扣款，禁止“以借代租”。
　　5、财务部门：①依据经营计划部门提供的结算资料进行会计核算和分包工程价款结算，按照合同规定比例或额度预付工程款并进行预付款、履约合同保证金、质保金的收缴和返还；②依据物资管理部门、质量监督部门提供的垫付材料等费用或罚款单据进行扣款；③根据合同和审批手续齐全的结算资料建立《分包工程合同结算台账》，设置的栏目主要包括：合同编号、分包工程名称、分包单位名称、施工范围、施工起止时间、分包结算记录、备注（有无预付工程款、履约合同保证金或质量保证金），与经营计划部门建立的合同履约台账进行核对，共同监督合同的执行情况；④审核结算的价款是否超合同造价，并在结算资料封面注明已经结算的金额。
　　同时，我们应加强分包工程合同评价与保管工作。分析评价各有关合同的执行情况，总结合同管理中好的方面和查找出不足，认真评价参与合同履行的分包队伍的守约诚信程度，掌握建筑市场中有关建筑队伍的分布和质量情况，逐步推进合同管理工作。建立经济合同档案，按年度分类别整理保管各类经济合同资料，为推进企业的稳定发展与管理积累有价值的信息资源。