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降低采购成本的方法和措施

来源:搜论文知识网位置:项目管理论文时间:2010-08-30 17:14


  摘要:采购是企业的成本大户,存在很大的利润空间,控制采购成本是多种因素的共同结果,本文从五个方面介绍了采购成本控制的方法与措施,重点介绍了集中采购、寻求替代、联合采购、第三方采购、战略联盟、招标采购、电子采购、即时制采购等采购方法,并进行初步分析探讨。
  关键词:采购;采购成本;控制
  如何加强和规范企业物资管理,是每个企业经营管理者共同探讨的焦点问题,随着社会主义市场经济的不断深,如何有效地控制采购成本,成了当今企业关心的一个紧迫话题。控制采购成本对一个企业的经营业绩至关重要。采购成本下降不仅体现在企业现金流出的减少,而且直接体现在产品成本的下降、利润的增加,以及企业竞争力的增强。由于材料成本占生产成本的比例一般为20-30%,高的达到50%左右,在施工企业甚至达到60%以上,因此,控制好采购成本并使之不断下降,是一个企业不断降低产品成本、增加利润的重要和直接手段之一。本文简要对采购成本控制的方法和措施作如下探讨:
  1领导重视是关键
  众多业内人士的观点一致认为:“单位的采购工作要做好,领导重视是关键。”,很难想象一位把采购工作看作不过就是一些后勤保障之类的琐事,没有重要不重要之分的领导能充分调动采购人员的积极性,领导层是否重视直接关系到采购效果,关系到成本的降低和效益的提高。
  2制度构建要合理
  “在工作中,只有制度到位、人员到位,才能做到职责到位。”要有完善的内部控制制度、适合本企业自己的财务制度和薪资制度。制度上不健全、有漏洞,就会给某些别有用心的人以可乘之机,尤其是采购这种容易滋生贪污受贿温床的岗位,人无完人,但制度可以逐步去完善。
  3惩标准要统一
  要有良好的薪资激励机制。企业的财富是大家创造的。采购人员没有专业的技能,更需要相关部门的激励措施促进其进步。而监督存在不及时、不直接等特点,这就更需要在内部建立责任制度的同时也建立奖惩机制。要做好采购人员的责任制度建设,要奖惩制度与责任制度建设并重,二者齐头并进。对工作出色、成绩突出的采购责任人员要给予通报表扬;对不称职的,建议及时予以更换。
  4责任人是灵魂
  相比制度机构的设置,责任人显得更为重要。因为制度和机构只不过是构架而已,让机构发挥作用的最终还是人,责任人机构的灵魂。采购管理人员除了有专业的材料性质量监督能力外,还应该必须具备高度的企业主人翁精神,具有对企业高度社会责任感,随时掌握市场材料价格的走势,有与其对手谈判交流的经验等。因此,确定责任人的作用更大一些。一旦有大额资金运作时,如果没有人把关,出现问题会比较难以沟通。
  5采购方法是关键
  5.1集中采购和分散
  5.1.1集中采购——扩大采购规模优势
  通过采购量的集中来提高议价能力,降低单位采购成本,这是一种基本的战略采购方式。许多国内企业纷纷建立集中采购部门或货源事业部,对公司的生产性原料或非生产性物品进行集中采购规划和管理,这在一定程度上减少了采购物品的差异性,提高了采购服务的标准化,减少了后期管理的工作量。但集中采购也增加了采购部门与业务部门之间的沟通和协调的难度,增加了后期调配难度,因此,集中采购需要采购部门和其他部门的通力合作。海尔集团为了做到集中采购电缆,对空调、洗衣机、电冰箱等产品所用到的电缆进行了统一的标准化、通用化设计。通过这些措施,海尔集团所采购的电缆由原来的几百种减少为十几种。采购产品种类减少,才能顺理成章地实现集中采购。据透露,仅此一项改进,就使得海尔集团在电缆采购上节约了大概20%的成本。
  5.1.2寻求替代——合理优化资源配置
  当采购的批量障碍难以突破,采购代价较高,而采购元器件又是同类产品的通用元器件时,企业可以考虑向同类生产厂家寻求采购替代,从同类生产厂家购买少量的替代品。对于那些在同类生产厂家可能存在替代品的零部件或原材料的小批量采购,寻求采购替代有时可以大幅度的降低采购成本,因为你急需的东西或许正式其他同类生产厂家放在仓库急于处理的多余材料。
  5.1.3采购联盟——中小企业联合抵御风险
  集中采购基本是一个大企业把采购上的规模优势更大化的手段。没有多品类的产品线,产品销量没有达到一定规模,根本不可能实现集中。在采购价格问题上,小企业便处于相对的被动地位,但这并不意味着众多的中小企业在控制采购成本上无路可走。跨企业的联合采购就不失为一种降低成本的方法。在可能的情况下,中小企业尤其可以考虑组织或加入采购联盟。
  5.1.4第三方采购——利润的源泉之一
  第三方采购是企业将产品或服务采购外包给第三方公司。与企业自行采购相比,第三方采购往往可以提供更多的价值和购买经验,可以帮助企业更专注于核心竞争力的挖掘。美国地方政府采购联盟是一个第三方采购组织,有7000多政府机构加入了这个采购组织,直接采购成本降低了15%以上,Amerinet是美国最大的医院和诊所的采购组织,平均能为其客户创造近20%的采购成本下降。然而,国内企业对通过第三方采购来降低成本的前景并不乐观因为采购外包会将公司的采购利益和经验教给其他公司,这会损害企业的竞争优势。而且各个企业通过第三方机构来进行联合采购,只能构成机会型联盟,彼此之间的利益很难长时间维持。
  5.1.5战略联盟——着眼全局面向未来
  生产企业如果与供应商结成战略联盟,两者之间的关系就不在是简单的采购关系,而是一种长期合作的互惠互利的战略伙伴关系,双方不需要在以此交易中就急于收回成本,而是通过长期的交易来实现权利和义务的平衡。在这种合作关系下的采购,供应商不会因为批量太小或其他短期市场原因而不生产或要求很高的价格,反而挥想办法节约成本,为长期的合作尽到自己的义务。
  5.2招标采购
  通过一定范围内开购买信息,说明采购物品的交易条件,邀请供应商在一定期限内报价,经过比较分析,按既定标准确定最优惠条件的投标人与其签订采购合同。这样以最低的价格购买所需要的物资和服务,更充分地获得市场利益。
  5.3电子采购
  即网上采购,以计算机桌面系统代替传统的纸介系统,通过网络支付完成采购工作,在网上寻求供应商、品种、网上洽谈业务、网上订货甚至网上支付,在网下送货、进货。电子采购费用低、效率高、速度快、业务操作简单,对外联系广,以成为当前最具发展潜力的企业管理工具之一。
  5.4即时制采购
  这是一种先进的采购模式,其基本思想是在恰当的时间、恰当的地点、以当的数量、恰当的质量采购恰当的物品,这种方法能够大大减少在制品库存。20世纪60代,日本丰田汽车公司率先使用,在1973年爆发的危机中使得丰田公司渡过了难关,因此受到了日本和其他国家生产企业的重视,并逐渐引起了欧洲和美国企业的高度重视,现在即时制作为一种采购模式逐渐流行起来。
  6结束语
  从我国企业基本情况来看,发展状况参差不齐,影响采购成本的因素众多,如何降低采购成本,把采购工作作为一项重要的管理工作来对待,充分认识到采购作为企业利润源泉的重要性,采取适合自身的措施和方法达到降低成本、提高经济效益的目的。
  
  参考文献:
  (1)陶源、杨军主编:如何控制采购成本.中国经济出版社
  (2)李雅丽,“降低采购成本方法的评析”,《财会通讯》,2005(3)
  (3)温香芹:结合企业实际降低采购成本[J].河北企业,2007(1)
  
  

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