【摘 要】ERP(Enterprise Resource Planning)是集成了企业采购、库存、生产制造、销售、财务成本、人力资源、项目投资等在内的企业资源管理信息系统。宝鸡石油机械有限责任公司(以下简称宝石机械)作为国内最大的石油钻采装备研发制造基地，从2008年开始推行ERP系统管理，在经历了数据准备、模式探讨，实际测试、正式推广等环节后，ERP系统又与原有财务系统进行融合，并与集团公司的大司库系统进行接轨，该公司ERP的成功上线，颠覆了企业传统的管理理念，但也带来了一些新问题。本文仅对在ERP运行环境下，该公司在应收账款预警管理方面做一些总结和探讨。
【关键词】经济学论文发表,ERP运行环境,应收账款预警管理,模式探讨
1.ERP环境与现状
在装备制造企业的ERP运行中，应收账款管理被认为是整个ERP系统开发中的难点之一。宝石机械公司销售业务要经过接受客户订单、批准赊销信用、按销售单供货、按销售单装运货物、向客户开具发票、记录销售、收回资金这样一个业务流程，这就使整个应收账款管理具有很强的系统性，而且公司产品具有单件小批量大组装的特点，与销售订单、发货单、装运凭证、配套清单以及价格表等都息息相关，而且涉及到营销管理方面的企业信用，更加具有专业性，ERP系统运行环境非常复杂。在应收账款管理模块设计中，该公司并不是简单的软件套用，而是通过广泛的调研、深度挖掘重新对业务梳理、进行流程再造，即考虑了会计准则等相关法律法规的要求，又吸取了其他企业先进经验，在借鉴国际国内企业普遍模式的基础上兼顾企业实际情况，因此应收账款的管理呈现出一些全国机械制造行业的普遍特点，但又由于其自身管理、生产、财务核算等的特点，从而又有之独特性，主要有几下几点：第一，以客户相关信息为中心，将散落的客户信息进行整合，使得销售、储运、财务等各部门之间的联系越发紧密，信息流动更加畅通。第二，对客户信用等级评价要求有所提高，合同信息、担保等资料的录入与管理，客户最大授信额度、信用等级的控制和管理，保证应收账款的事前信用控制。第三，对应收账款管理向销售业务前端延伸，使得事前计划、事中控制和事后反馈功能得以完整实现。第四，应收账款管理由静态走向动态，实现了实时跟踪功能，使得企业每一笔业务的发生都能够立刻反映出来。
2.预警模式与探讨
宝石机械公司面临的客户具有地域广、行业性强、信誉千差万别的特点，而应收账款的最大风险就在于形成呆账或坏帐，为企业带来经济损失，因此，及时更新客户主要数据，探讨建立应收账款预警管理模式就成为关键路径。
2.1建立数据库预警体系
一要对新发生业务的客户，销售业务端要负责及时建立客户工商注册号、组织机构代码、税号、联系人、联系电话等信息数据，申请并添加往来编码。因为客户信息一但录入就不得随便变更，而且在以后的订单录入、发货、申请开具发票的过程中，都是以客户名称和编码为唯一识别信息，所以保证客户信息准确性和编码唯一性。二要对往来主数据的真实性、有效性进行符合性验证，尤其对于往来单位属性、统驭科目和贸易伙伴要保证正确，为报表直接取数奠定基础。
2.2建立信用评价预警体系
改变以往对应收账款管理重心主要集中在事后的催收管理，在客户信用管理系统与ERP信用控制功能集成应用后，通过信用风险专业化管理，加强了风险防范事前及事中控制，使应收账款管理向销售业务前端延伸、由清欠工作向防欠工作转变。销售部门对客户的品质、支付能力、财务状况等信用指标进行客观评价，采取分析财务会计报表，参考专业机构的评级，了解社会信誉等方法评定信用风险等级，即：ABC客户信用分类，具体如下：
A类客户是中石油，不进行信用控制，日常发货按签订的合同执行;
B类客户是中石化、中海油、各油田多种经营单位，属于高风险客户，设信用额度，信用额度按客户情况进行评定，严格执行设定的信用额度;
C类客户是油田外部公司、私营企业、信用不良的客户，信用额度为零，不进行赊销业务，仅采取现金交易方式。
对进行信用控制的客户，ERP总计其未清订单、未清交货、未清发票以及未清应收账款，将总计与信用额度进行比较。如果超出信用额度，系统将会以特定的风险类别的预定义方式来做出响应(例如：警告、错误、交货冻结等)。赊销额度核查由系统强制进行，避免人工核对的随意性，减少隐瞒、漏报不符合信用条件和超信用额度销售事项的发生。
财务部门将已经按权限审批的客户信用等级在ERP系统“信用管理”部分进行及时更新维护，并随时关注信贷风险余额，起到预警的作用。
2.3建立数据录入预警体系
ERP 环境下所用数据都是从各业务环节开始，应收账款模块与生产、采购、销售、库存等环节紧密相连，一环扣一环，这就对原始数据准确性、完整性提出了要求。如果数据的准确性、完整性不能保证，那么ERP系统的使用是没有任何意义的，应收账款管理也就无从谈起。因此，原始录入数据必须准确完整，在符合性检查中一旦发现异常必须及时更正，从而避免由于工作失误所造成的应收账款数据不准确。
2.4建立账龄分析预警体系
公司销售部门、财务部门对应收帐款管理实行 “发生监控、跟踪服务和反馈分析”的模式，财务部门负责数据传递和信息反馈，销售部门负责客户的联系和款项催收。财务人员通过对账龄的分析，及时发现即将逾期的应收款项，督促业务部门清收，从而保证了货款回收相关信息能够真实、及时反映。同时，要对应收款进行详细地分析，包括客户名称、欠款金额、欠款性质、到期日、逾期时间、责任人及催收结果，并及时上报上级领导，以便于决策层决定具体的清收方式，减少坏账损失发生的可能性。另外，通过分析逾期债权的坏账风险及对财务状况的影响，发现问题，从而适时调整当前赊销策略。
2.5建立适时对账签认预警体系 及时与往来单位对账是应收款管理的重要步骤，它不仅能够保证公司账目准确、清晰，还可以避免因超出诉讼时效而丧失依靠法律手段保护公司债权的情况发生。
宝石机械实行应收账款对账工作常态化的管理，定期不定期与客户进行应收账款对账，保证财务信息准确无误;对于一些业务量大的重要客户通过缩短对账时间，或采取季度对账、逐笔跟踪的措施细化管理，发现异常立即向销售部门发出预警，从而避免坏账的发生。年末对应收款单位发出询证函进行对账，及时掌握对方单位账目信息。
2.6建立应收款项责任预警体系
针对各个单位的实际情况制定考核办法，将销售指标与货款回收指标标层层分解，落实到人。每笔应收业务都要落实责任人，包括业务批准人、业务经办人和合同签订人等，发生逾期应收款项的及时发出预警，要严格落实责任，对相关责任人加大考核力度，以督促其加快资金回笼速度。财务部门按月对应收款项余额以及货款回收金额进行监控，对产生的应收账款余额向销售部门通报，要求业务部门查找逾期的原因，如为无故拖欠，则需要加大催收力度，以便及时采取补救措施。同时，为加大应收款项的清收力度，调动职工积极性，根据欠款时间、清收金额以及清欠的难易程度等因素给予清收有功人员一定的奖励。
3.存在问题与对策
尽管宝石机械在ERP系统的应用下，应收账款管理水平有了很大的提高，但仍然存在以下问题：
3.1 ERP系统中应收账款分析、预警机制有待完善。应陆续完善应收帐款核销、自动往来对帐、坏帐自动处理、到期应收帐款提示催收等ERP功能，并使之能够提供自动生成回款分析、周转分析、欠款分析以及客户履约情况等资料。通过这些数据，分析出各种变化的影响因素，为企业提供所需要的信息，反映销售、财务、管理等方面盲点和漏洞，使管理者能适时做出最好的决策，尽快对瞬息万变的市场采取积极应对措施。
3.2信用管理制度有待细化。应进一步细化信用管理工作，成立信用评价小组，制定出系统详尽与可执行的信用管理制度。由公司领导直接担任信用领导小组的组长，对于每一笔赊销业务要总把关。销售及财务等部门的相关人员为小组成员，负责信用风险控制的具体工作。对不符合信用条件和超信用额度的销售项目必须由具有相应权限的人员进行审批。对提供信用的客户，企业还应随时了解其信用状况的变化。若对方出现信用恶化，经营状况不佳时，企业应及时调整经营策略，以免造成经济损失。
3.3进一步完善ERP现有功能以满足实际工作的需要。应继续对ERP系统进行修订和完善。比如，对于在生成财务凭证时，发票与ERP系统数据差异这种情况，在应收账款与发票生成的过程中，不应直接带出前置单据的合计金额，而需要对其进行重新计算。当有差异的时候，需要提醒用户。
基于ERP运行环境，依托ERP软件，围绕应收账款发生、催收、结清等过程，建立涵盖应收账款事前、事中、事后管理的控制系统，有助于实现持续应收账款的全面、准确、有效管理，减少信用销售负面影响。要利用ERP系统这个良好的信息管理平台，将业务实际与ERP系统有效地结合起来，通过对销售过程各个环节的全面监控，规范应收帐款的管理， 提高应收账款管理整体运作效率，减少了管理的漏洞，力求减少应收账款造成损失。
参考文献：
[1]解延丽，建立预警机制强化应收账款的事前管理[J].商场现代化，2007(2中)：320-320
[2]李艳 ERP环境下如何加强应收账款管理.经济研究导刊.2011(10)：110-110
[3]中石油客户信用风险操作手册
