浅谈建设系统业务管理、业务技术档案的收集与整理

所属栏目：房地产论文发布日期：2011-07-27 08:02 热度：

　　大部分建设系统业务管理、业务技术档案的归档整理，应执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《城市建设档案质量规定》（建办[1995]697号等规范或文件的规定，由城建档案部门按照城市建设管理职能部门的行政审批、业务审查的前后顺序进行组卷、分别采取装订或不装订两种方法进行整理。
　　本文参考泉州市建设局印发的《泉州市建设工程文件整理规范》（泉建办[2002]17号），以建设工程竣工验收备案文件的整理为例、简单介绍一下建设系统业务管理、业务技术档案的整理方法。
　　（一）组卷原则和排列顺序
　　1、要遵循文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的系统联系，便于保管和利用。
　　2、组卷时要保持原审批文件材料的完整性。如：同一事项的文件材料按照审批文件在前，附件及申请文件在后的顺序排列。
　　3、按照市建设系统各专业部门的办事程序，来排列文件材料的前后顺序。
　　（二）整理的具体步骤、方法
　　按照档案的整理规范去除文件材料上的金属物、对破损的文件材料进行修补及编写页码。卷内目录按照本馆设计的档案管理系统软件，直接输入计算机，形成电子数据。
　　1、案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容。内容应包括建设系统各专业管理部门的单位（即立档单位）名称、事项（即文件材料内容）。
　　2、编制单位（责任者）与日期：单位填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者，日期填写案卷内文件材料的起止日期。
　　3、案卷装订：（本馆）采取不装订的方法。根据文件材料的利用率和实际情况，本馆收集的建设工程竣工验收备案文件采取直接装袋，后装盒的方法。
　　档案按照有关规定规范编制分类号、档号、档案馆号、保管期限、密级后移交入库。
　　整理工作完成后，再根据泉州市建设局的要求，将建设施工竣工验收备案文件的电子数据，刻录成光盘，并将查询系统直接安装于建设系统的有关业务部门或科室的计算机里，便于查询和提供利用。

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