信息化会计档案，必须在特定的计算机硬件和软件环境下才能使用，对计算机系统的依赖性很强，但记录信息量大,占用空间小，数据查询简单方便且容易保管。
《会计师》创刊于2004年1月，经国家新闻出版总署批准。《会计师》杂志是一份集前沿性、实用性、理论性于一体的财会类期刊。我国著名会计学专家葛家澍教授担任了本刊第一届编委会主任(2004---2007)，另来自中国人民大学、财政部科研所、国家发改委的多位国内知名会计专家、学者担任了本刊的专家顾问。国内统一刊号CN36--1268/F、国际标准刊号ISSN1672—6723。
由于会计准则、会计制度的变化以及其它经济法规的出台,也会导致财务软件版本的不断变化,对于不同版本的财务软件,在存储其会计档案时,一定要将其对应的财务软件一并存储,以防止因为在不同的财务软件版本下会计数据结构的不同而带来的会计档案不能被借阅或者产生某些意料外的错误,影响会计信息系统档案的再利用。
1 会计信息化档案的特点
1.1 会计信息化档案的载体多样性
传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算纸质材料, 它是记录和反映经济业务的重要资料和证据。实行会计电算化后形成的会计档案, 既保留了传统意义上书面纸质的会计档案, 又包括存储在计算机硬盘、光盘等存储介质中的会计数据和相应电算化环境下的财务软件系统等。
1.2 表现形式的特殊性
传统的会计档案直观性强,主要以书面纸质形式保存,可以不借助任何技术手段而直接查看会计信息,但记录信息量低,占用空间大,数据查找不便且不容易保管。
1.3 信息处理的便易性
信息化会计档案因其会计信息的数字化, 大大提高了会计档案的利用效率, 便于会计档案信息的资源共享, 但同时也加大了会计档案被篡改、破坏及泄密的风险。
1.4 保管条件较高
信息化会计档案存储介质十分精密,电子数据容易因温度、湿度和其他意外情况而丢失,对使用存放环境要求较高。
2 会计信息化档案管理中的问题及对策
2.1 安全性
会计信息化条件下,会计档案的调阅将不再完全依赖于手工的查账,会计信息资料可以直接由软件查询,或通过拷贝光盘等存储介质直接获取相关资料,从而在会计信息档案的管理中保证档案的安全是首要问题。确保信息化档案安全首先要完善管理制度,根据相关法律法规和信息化档案的特点,制定和完善符合新环境下的会计档案管理制度,特别是要建立权限分级制度,实行岗位专人专职制度,对不同岗位赋予不同权限,在会计电子档案管理中负有不同职责,采取不相容职责相分离措施,严格岗位责任制,加强相互监督和约束。
健全档案归档、档案查阅、档案目录登记和鉴定销毁管理制度,严防会计电子档案毁损、丢失和泄密。其次对信息化档案采取必要的物理保护措施。根据其档案载体的物理特性,在形成这些档案时应采用“AB备份法”进行数据的备份,对于每一备份要注明形成档案的时间与操作员姓名,最好做异地存放,存放地点还应远离磁场,注意防尘防潮防静电防高温。对这些采用磁性介质保存的文档,还要定期进行检查,定期进行复制,以便在再利用或发生意外时能及时恢复数据,保证数据的完整性。
第三对传输、存档的会计信息化档案要提供保密功能,最好使用相关的档案管理软件能对产生的会计数据提供相应的加密措施,即使数据丢失,没有特定软件解密仍不能读取数据,保证其不会泄密。第四对保存有信息化档案数据的计算机应采取物理上的隔绝,只接入财务系统内部局域网,与Internet互联网物理断开,同时还要严格禁止在相关的计算机上直接使用移动存储介质,必须用最新杀毒软件查杀完毕后才可使用,防止计算机病毒感染,造成数据被破坏。
2.2 维护性
在会计信息化档案管理中除了上述的安全性问题外,还有一个问题也是极其复杂和困难的,那就是会计信息化档案的维护工作,它要求其操作人员不仅要熟悉计算机软件的相关使用与维护知识,还应具备一定的财务管理方面的专业技能与计算机硬件知识。
培养高素质的维护人员是作好会计信息化档案维护难题的前提,一方面,要对在职的会计档案管理人员进行继续教育培训,以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则,着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训,提高他们掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能;另一方面,有意识地引进具备会计学、计算机、档案学和管理学等多方面知识的电算化会计档案管理符合型人才,逐步改变业务人员队伍专业结构单一的现状,满足信息化档案管理工作的需要。其次是信息化档案存储介质的选择。会计信息化档案主要是电子档案,对电子档案的保存需要使用一定的存储介质。
在保证存储数据稳定安全的前提下,尽可能降低存储成本,并选择使用更加方便的介质。现在数据的存储一般应以光盘存储为主,因为光盘作为一种光存储介质,其存储容量大,DVD光盘甚至可达4GB到8GB,而且有造价低廉、存储时间长、保存方便、对环境要求低等特点。
第三是不同版本财务软件的存储。
第四是财务软件的选择。在财务软件的选择上,不仅要看软件的功能,还要看软件的开发公司是否具有开发财务软件的资格和能力。此外,还应注意财务软件的兼容性,在软件更新换代后能不能兼容以前版本的财务数据,能否查询浏览以前版本的会计信息化档案。
第五在利用现有软件调用会计信息系统档案时,要注意操作时间与会计期间的不同,即在查账和用账进行系统注册时,需以系统时间进行注册;当调用历史档案时,再修改会计期间的会计年份和会计月份,以查询相应的历史资料库。只有这样,才能保证操作日志中的跟踪是有意义的。第六是信息化档案管理中的硬件设备。随着计算机软件和硬件的不断发展与升级,许多配置落后的计算机将无法运行新的软件,面临淘汰,但新的计算机又不能运行老的软件,无法查询过去的会计信息化档案,给查询工作造成麻烦。因此,应在计算机软硬件更换的时候做好记录,并将淘汰替换下的硬件和相关说明文档一并存档,以便在需要调阅前期档案的时候更加方便。
