建设工程档案管理中存在的问题及对策分析

　　摘要：随着高新技术、新材使用的程度越来越高，工程建设项目档案管理对建筑项目管理的作用越来越大，本文立足于这项工作的现状，认真分析了存在的对建设工程档案管理的重视程度不够、建设工程档案管理队伍整体水平不能适应形势的需要、建设工程档案管理不能适应信息化的要求等问题，提出了提高对建设工程档案管理重要性的认识、加强对管理人员的业务培训，不断提高整体水平、建设工程档案管理同现代技术相结合等建议。
　　关键词：建设工程；档案管理；存在问题；建议
　　一、序言
　　随着高新技术、新材使用的程度越来越高，再加上自动化技术的普遍应用，工程建设项目档案管理对建筑项目管理的作用越来越大，与此不相适应的是建筑项目管理对建设工程档案的重视程度及管理方式远远落后新形势的需要，文玲在《浅谈工程建设项目档案管理》一文中提出：“档案管理是工程建设管理的重要组成部分，主要任务是确保工程档案资料的系统性、准确性、完整性，充分发挥档案的信息服务功能。全过程管理和全员管理是工程建设项目档案管理的基本特点；制度化、标准化是档案管理的主要手段；‘谁形成谁归档’是档案管理的基本原则也是一项重要制度；新时期档案管理对档案管理工作的要求越来越高，也使档案管理更规范更安全”。①因此，在新形势下，必须加强对建设工程档案的管理力度，确保工程档案资料的系统性、准确性、完整性，使建设工程档案更好地为建设工程的高效管理提供优质服务。
　　二、建设工程档案管理中存在的问题
　　（一）对建设工程档案管理的重视程度不够
　　
　　虽然建设工程档案对整个建设工程的管理具有全程、系统、真实记录的作用，用好建设工程档案对提高建设工程管理的整体水平有着重要的影响，但是，在实际工作中，由于建设工程档案管理不能给单位带来直接的经济效益，因此，管理层对建设工程档案管理的重视程度不高，甚至有些单位没有专职的档案管理人员，直接导致建设工程档案管理的失位。这种轻视档案管理的做法，也导致了建设工程档案在收集、整理、归档、使用等各个环节混乱，档案丢失、破损、无序管理的现象时有发生，既不利于单位的科学发展，又严重制约了建设工程档案管理的现代化、规范化和科学化。
　　（二）建设工程档案管理队伍整体水平不能适应新形势的需要
　　现有的建设工程档案管理队伍的整体水平参差不齐，影响档案管理工作的整
　　体推进。具体表现在：首先，部分档案管理人员不能按时搜集、整理、归档建设工程档案，对如何管理工程档案业务不熟练、无从下手；其次，部分档案管理人员对需要进行登记的档案心中无数，不能主动同有关部门取得联系，及时上报审查，结果造成不必要的重复劳动；第三，部分档案管理人员在建设工程档案归档不规范，甚至遗漏一些至关重要的资料，如隐蔽工程的质量检验记录等。
　　（三）建设工程档案管理不能适应信息化的要求
　　现代化管理技能是建设工程档案管理人员必备的一项技能，特别是熟练操作计算机的技能和软件运用和管理技能决定着档案管理人员能否紧跟时代步伐，推动档案管理现代化水平的提升。但是，在建设工程档案管理的实践中，部分管理人员不能适应信息化给建设工程档案管理工作带来的挑战，不能熟练实现档案的信息化管理，不能根据建设工程的实际情况，并结合整个单位的信息化管理进程使用好、管理好档案管理软件。这个问题的存在，阻碍了建设工程档案管理的现代化进程。
　　三、对做好建设工程档案管理工作的建议
　　（一）提高对建设工程档案管理重要性的认识
　　提高建设工程档案管理重视程度是做好档案管理工作的基础。首先要在提高认识上下功夫，只有对建设工程档案管理重要性的认识提高了，才能自觉推动档案管理工作的有效开展，以实际行动实现档案管理的系统化、规范化的目标，建设工程档案管理工作才会不断地取得新的进步；其次，制定出建设工程档案管理流程，明确专人主抓这项工作，建立一支业务水平高、综合素质强的专业档案管理队伍，把力量凝聚在档案管理的现代化上，为做好这项工作的作出积极的贡献。
　　（二）加强对管理人员的业务培训，不断提高整体水平
　　加强对建设工程档案管理人员的业务培训直接决定这该行业档案管理人员的整体水平。在培训中，不但要加强档案业务的培训，而且要加强管理人员的建设工程相关知识的培训，将建设工程实务同档案管理知识有机地结合起来，只有这样，才能实现管理队伍的专业化，提高建设工程档案管理人员的整体水平。
　　（三）建设工程档案管理同现代技术相结合
　　建设工程档案管理必须同现代技术相结合，才能实现档案管理同自动化技术的同步发展。建设工程档案管理要正视现代网络技术对管理工作提出的新的挑战，充分利用计算机系统信息容量大、工作效率高、查阅、利用方便的优势，在做好档案原件及复印件的归档工作的同时，逐步完善电子文档的归档工作，严格制定电子档案的安全管理制度，合理划分档案管理系统的操作权限，建立健全安全的电子档案管理模式，进一步优化档案管理软件功能，从而实现档案管理与现代的完美结合。
　　
　　参考文献：
　　[1]文玲，《浅谈工程建设项目档案管理》，[J]，《湖南水利水电》，2009年第3期。
　　[2]夏燕玲，《对县级工程档案管理工作的几点认识》，[J]，《云南档案》，2009年第11期。
　　[3]张月琳，张凌志，《档案信息管理服务实现与有效利用》，[J]，《科技创新导报》，2009年第30期。
　　[4]张仁英，《浅谈工程档案管理——以武引工程档案管理为例》，[J]，《四川档案》，2008
　　年第6期。