高校学报档案管理“双套制”刍议

　　[摘要]通过对高等学校学报档案收集立卷的原则、内容做了归纳，对电子档案与纸质档案进行比较,认为二者各具优劣,互为补充。认为高校学报现阶段文件档案的归档管理仍应以纸质文件为主，两种载体长期实行“双套制”管理是必需的。
　　[关键词]电子档案;纸质档案;优劣比较;双套制管理
　　　
　　高校学报是高等学校主办的、以反映本校科研和教学成果为主的学术刊物。《普通高等学校档案管理办法》明确规定，出版物类是高等学校文件材料的归档范围之一，它“主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等”。可见，高等院校学报具有重要的档案价值，是高等学校的一项重要的档案资料，应该很好地加以归档和管理。
　　学报编辑部日常事务十分繁杂，每天需要处理大量稿件，从来稿的分类整理、登记到稿件的审查、修改、编辑、校对、出版、发行等一整套流程工作后，所产生的文档都需要整理后归档，工作量大，很烦琐。每位编辑都要负责几个专业学科、交叉学科和边缘学科的稿件处理，本职工作就在高负荷运转，还要兼职承担档案管理工作（收集，立卷、归档、建档等等），在出刊时间规定之下，编辑们只好注意手头稿件质量的高低，经常无暇顾及对各次文档的收集整理，只是到完成该期刊物后再去整理、回收文档，造成部分资料难以及时完整归档。因此如何做好学报档案管理工作，是编辑部今后值得认真探索的问题。
　　
　　一、 学报档案管理内容
　　（一） 传统纸质档案管理
　　学报编辑部在每期刊物出版后，或是一年结束后，将各期的学报印刷本、原稿、定稿、审稿意见书等等，按照档案的归档要求，集中整理立卷移交给综合档案室，归档文件材料必须完备、整齐、系统，符合规范要求。归档时认真、仔细填写每卷的目录表，以及双方签字的移交清单。
　　1、上交学院档案部门档案
　　主要有学报每期的印刷本、原稿、定稿、审稿意见书等资料作为永久保存内容要上交学院档案室。他们的立卷工作是档案工作的一个重要环节，印刷本要装订成册，以社会科学版和自然科学版分类，以刊物的自然卷号为基础立卷，依据年、卷、期号装订，保持历史的连续性。原稿、审稿意见书等要遵循立卷原则，对应印刷本上的序列排序，内容力求保持原始状态。审稿意见书一般跟在论文的原稿后，再附上定稿后装订。同时，每一卷档案都要填好备考表，特别是卷内的备注和缺少的内容应一一注明。
　　2、编辑部留用档案
　　编辑部留用的档案是在编辑部各项工作过程中形成的具有保存价值的文件材料。主要有主管部门的文件、会议记录、总结、报表、稿件登记册、修改稿，校对稿、期刊登记项目年检复印件，期刊年度数据统计等上报信息等以及读者反馈意见等，另外，作为交换的期刊，编辑部可短期保存在资料室供人查阅，保存期限一般为五年左右，以后装订成册，交图书馆过刊室长期保存。
　　（二）电子档案管理
　　具有长期保存价值的电子文件需要归档保存。电子文件的归档，是通过计算机整理好的电子文件和它所生存的环境条件一并转存在电子存储载体（如磁盘、光盘）上加以保管。电子文件归档后形成电子档案。
　　1、 电子文件收集
　　根据《归档文件整理原则》，《电子公文归档管理暂行办法》等文件，为新的档案载体形式的管理提供了工作目标和依据。电子文件形成后，要保证收集积累过程中的电子文件齐全、准确、完整、有效。注意修改过程中及时更换最新版本。
　　（1）电子文件收集范围。电子文件的收集范围为应该作为档案保存的文件，除按国家关于文件归档的有关规定执行外，还应包括相关的支持软件和数据等
　　（2）电子文件格式。单位形成的同一类型的电子文件格式应统一要求。文本文件采用XML,WORD,PDF,RTF,TXT格式，图象文件采用TIFF,JPEG格式，视频或多媒体文件采用MPEG,AVI格式;声音文件采用MP3,WAV格式等等。
　　2、 电子文件整理归档
　　齐全性、准确性、完整性、一致性、收集范围、保管期限、秘级，每项都是做好归档工作的前提。归档电子文件按时间、类别区分，以件为单位分项目进行整理脱机存储在光盘、硬盘、U盘等载体上。
　　
　　二、 电子档案与纸质档案的比较
　　纸质档案的管理程序大家都比较熟悉，而电子档案是一个全新的事物，具有与传统档案不同的许多特性。由于电子档案存储载体信息容量很大，档案的软盘、光盘的排架长度与占用空间小，海量存储、传输快，便于检索，无限距离传输等特点，所以它对保护场地的面积要求不高。但电子档案的保管方式比传统载体档案的保管方式要复杂很多，它所具有的缺点也是不能忽视的。因此，我国《电子文档归档与电子档案管理规范》中明确指出：“具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件，如没有纸质等拷贝件的必须制成纸质文件或缩微品等。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档”，这说明现阶段文件的归档仍应以纸质文件为主，两种载体的长期并存和实行“双套制”管理是必然的。
　　1、相对于传统的纸质档案,电子档案优势:
　　（1）增强了档案信息资源的积聚效应,提高其信息资源的有效利用率。
　　（2）信息存贮量大,占用空间小,能有效地解决日益增长的档案信息和有限保管条件之间的矛盾,增强了档案信息服务社会的能力。
　　（3）电子档案扩大档案信息资源的共享范围,满足社会不同阶层对档案信息资源日益增长的利用需求。
　　2、电子档案劣势
　　（1）电子档案载体寿命仍需实践进一步验证。实践证明纸质档案的寿命可以达到上百年甚至上千年的历史。电子档案载体材料通常是磁性物质和光盘。磁性物质材料的全寿命期只有3—5年。光盘作为新型载体高品质材料,其寿命被现代科学技术证明可以达到70年,但这只是一个实验结论。
　　（2）电子档案对环境的依赖程度较高。自然环境中的各种因素对电子档案与纸质档案载体均有影响,但影响程度是不相同的。温湿度、灰尘、光线、有害气体等因素对电子档案带来的危害要比纸质档案大得多。
　　（3）电子档案安全保护措施比较复杂,难度很大。电子档案的安全不仅与其载体的寿命、环境因素有关,更重要地是要受其对系统依赖性和系统本身的脆弱性影响，比如载体的使用和保存、设备问题、操作失误、软件漏洞、病毒以及黑客攻击等等。无论哪个方面出现问题都可能造成电子档案无法使用,内容失真或者丢失。
　　（4）电子档案的原始性、真实性难以保证。电子档案因可以通过操作系统改变其在硬盘上的存址,可以通过复制、拷贝和网络来实现由一个载体向另一个载体的传输转换,还可以使存贮的信息随时面临被修改、盗窃甚至销毁的危险,被修改、删除后会不留任何痕迹,这就决定了电子档案的原始性不易被认可。
　　
　　三、实行双套制管理
　　纸质档案作为一种古老的信息保存和传输工具,其优势决定了在当前和今后相当长一段时期仍将是信息存贮和传播的主导介质;纸质档案有电子档案无法比拟的优势。几千年的历史长河中,人们已经对纸质档案的保存和维护积累了大量经验,只要没有天灾人祸,纸质档案就可以为人类提供服务,因此即使电子档案已经成为当今社会的主流,我们仍然需要保护好纸质档案。
　　电子档案作为信息技术革命的产物,代表了未来信息存贮和传播的发展趋势,但在我国办公自动化尚未普及,电子档案的原始性、真实性等缺陷还不能有效解决的情况下,其与纸质档案将长期处于并存状态。电子档案与纸质档案长期并存事实表明,必须实行双套制管理才能避免两种载体不足,扬其所长,避其所短,充分发挥各自在档案管理上的优势。
　　世界发达国家在强化管理方面行之有效的做法也是采用双套制管理。所谓双套制管理就是在电子环境下将一些需要永久、长期保存和维护归档的电子文件,及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存,以解决电子档案信息易变动、易增删问题。也就是要坚持纸质档案与电子档案并重的原则,在保持电子文件的同时,对重要档案信息进行纸质备份,不能因为有了电子文件而不形成纸质文件,更不能将纸质文件输入计算机后销毁纸质文件。因此，在我国实行双套制管理是电子档案与纸质档案长期并存、优劣互补的必然要求。
　　
　　四、 结语
　　随着期刊出版事业的快速发展,信息交流迅速而频繁,使得档案信息的来源渠道变得丰富而宽广,学报档案信息资源的载体方式也在发生着巨大变化,档案管理工作发生了深刻的变化，因此，转变档案管理工作观念，全面提高档案人员的整体素质，研究如果科学的管理档案是摆在我们面前的迫切任务，也是我们今后努力的方向。
　　
　　参考文献：
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