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如何做好档案利用工作

来源:搜论文知识网位置:行政管理论文时间:2018-03-02 10:33

   档案是一种信息资源,档案管理是行政管理工作的关键内容,本文讲解了档案利用工作的具体要求,分析如何努力做好档案利用工作。

档案与建设

  《档案与建设》(月刊)创刊于1984年,由江苏省档案局和江苏省档案学会主办,学术性、指导性、史料性兼容,国内外公开发行;本刊立足档案专业,面向社会各界,热诚欢迎赐稿、赐教。荣获华东地区优秀期刊;学术园地获明珠奖栏目。

  近年来,我国社会主义市场经济建立并逐步完善,这使档案利用工作面临着很多新的机遇和挑战。新形势下,积极探索档案利用工作的问题就显得至关重要了。下文笔者结合自身多年工作经验,针对如何做好档案利用工作进行阐述。

  一、档案利用工作的具体要求

  (一)明确服务方向,端正服务态度

  档案工作是一项具有服务性和条件性的工作,那么档案工作人员就应明确自身的服务方向,并端正服务态度。想要做好档案利用工作,切实发挥出档案资料的价值,首先取决于正确的服务方向,也就是档案工作应与党和国家的大政方针、工作重点以及奋斗目标具有一致性,与此同时,也务必要具备良好的服务意识以及热情的服务态度。

  (二)熟悉档案利用工作

  档案工作人员应积极学习相关专业知识,不断提升专业知识水平,以此适应档案工作的发展需要。与此同时,档案工作人员还应熟悉馆藏档案的全宗情况、档案分类以及内容组成等,熟悉档案提供利用的检索工具,并通过了解社会发展状况,切实把握利用者的实际需求。

  二、努力做好档案利用工作

  (一)大力丰富馆藏,并改善馆藏结构

  档案馆想要向社会提供良好的档案服务,应采取多种渠道,丰富档案馆的实际馆藏量、扩大档案馆门类,并改善内容结构,承担起为社会各界服务的工作,否则档案馆便失去了存在的根本意义。从基层档案馆以及各单位的档案室来看,多数藏量并不丰富,并且档案内容单一。对于上述突出问题,首先,应做好档案接收工作。通过制定详细的计划,并以稳中求进的方式,分期分批做好接收所属辖区机关、企事业单位以及乡镇、典型村档案的工作。其次,结合本地区的实际情况,努力做好区域内具有特色的档案资料征集工作。主要将流失在民间社会以及个人手中且具有珍贵价值的档案资料,进一步完善和补充到馆藏内容当中。

  (二)加大力度进行档案信息化建设

  首先,改进档案馆的档案管理体系,通过制定完备的档案信息提供利用规章制度,保证档案的安全性。其次,根据国家的相应标准及规范,并结合档案馆实际情况,确定出档案目录、资料信息,规划建设现行公开文件数据信息库,并开始逐步实施。第三,实现档案信息化应和推广电子政务的高度结合,相互促进,进而实现“无缝衔接”。第四,要推行档案服务网络化建设。

  (三)拓展档案利用渠道

  当前,档案工作人员应具备强烈的使命感与时代感,面向社会,实事求是,与时俱进,更好的适应不同时期社会提出的利用要求,通过认真总结,积极寻找拓展档案利用的新渠道。首先,建立健全各门类档案的检索体系,全面熟悉,并了解、掌握检索体系的具体功能,从而确保及时、准确地将其运用到实践工作中;其次,充分利用档案馆、档案室的信息资源,以各行业、各系统工作活动的需求为根本出发点,尤其要围绕着以经济建设为中心,编写出有价值且具有实效性的档案信息参考资料。

  (四)熟悉档案馆馆藏

  首先,熟悉不断强化思想意识,从战略视角认识并熟悉档案馆对于提高业务水平,发展档案事业的积极作用。其次,明确任务。熟悉档案馆馆藏是一项长期工作,应将其纳入到工作计划当中,并长期坚持下去。再次,把握正确的工作方式。在档案工作中,应坚持先缓后慢、由粗到细、先难后易由表及里的工作思想,从各种角度熟悉档案馆馆藏,还应结合档案利用工作,全面考虑不同需要及其内部之间的各种联系,并坚持从实际出发,从容运用;然后,树立严谨的工作作风。熟悉档案馆馆藏是一项枯燥乏味的工作,只有耐得住寂寞,才能树立起严谨的工作作风。最后,形成文字。熟悉档案馆馆藏应见诸文字,而不能存于心中,养成学习记录、分析总结的习惯,以便强化认识。

  (五)改善服务态度

  第一,提高服务质量,改善服务态度。在接待查档人员时,应做到笑脸相迎、亲切问候、真心查阅、礼貌相送,这样可以使查档人如临家门,感受到工作人员的热情与礼貌。第二,在查阅档案时应保证耐心细致,在检查过程中不遗漏任何线索,在调卷时也不放过一丝希望,保证深入细致。不厌其烦。例如,档案利用者记不清所利用档案的具体年份及内容,我们便应耐心地向他们介绍档案馆的具体分布、结构以及所属关系、发展状况等一系列情况,进而帮助馆藏利用者更好的达到查全率以及查准率。第三,结合多种服务方式。对于残疾人、文盲等特殊群体,应采取一定的便民措施,例如,函电代查、摘抄复制、接受委托等,从而提供给广大利用者更全面的服务。

  (六)努力把握档案利用者的心理特点

  分析并把握档案利用者的心理变化特点,这是档案工作人员做好工作需要具备的重要条件。唯有准确把握档案利用者的心理需求,才能使他们产生最大化的满足感。然而,档案利用者的心理内容具有复杂多变的特点,不同的职业、年龄、性别以及性格,档案利用者便会表现出不同的状态,具有鲜明的个性。但我们将会从一般性和个别性中总结出共性规律。

  第一,拥有求尊求佳的心态。每一位档案利用者均希望在查阅档案过程中得到档案管理人员的充分尊重、信赖以及热情服务。第二,拥有求快求准心态。档案利用者都非常希望在快的时间里获取自己所需的档案资料。第三,拥有求简避繁的心理。绝大多数的档案利用者都希望最大程度简化档案查档流程,以此不受繁琐的手续限制。第四,拥有求全求实的心态。档案利用者希望档案馆所提供的资料丰富、全面,以便更好的解决实际问题。第五,拥有习惯性特点。档案利用者都希望按照自身的习惯去利用档案资料。第六,拥有求静的环境要求。每一位档案利用者都希望自己在查阅档案时拥有一个安静、舒适、卫生的外部环境。第七,拥有不愉快以及失望的心理特点。若是档案利用者在查阅档案资料过程中由于手续不符遭到拒绝,或者查阅不到自己所需的档案资料时,势必会产生这种情绪。对于档案利用者的这些心理规律、特点,档案管理者一定要使自身了解并掌握其中的普遍性规律,唯有如此才会在实际工作中做到有的放矢,从而为广大档案利用者提供更加优质的服务。

  总而言之,档案利用作为一项系统性工程,档案馆应努力做好丰富馆藏、改善服务方式、提升工作人员素质、拓宽服务领域、加强档案信息化建设以及强化档案宣传等工作,从而为提供利用奠定坚实基础,唯有如此才能够充分发挥档案价值,进而为经济社会发展服务,也为建设社会主义和谐社会服务。

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