基层城建档案管理工作问题之探讨

　　[内容提要]文章主要以区城市建设档案馆为例阐述了基层城市建设档案管理工作的基本情况及存在的主要问题、原因分析及加强基层城建档案管理工作的建议等。
　　[关键词]城建档案；主要问题；规范管理
　　
　　城建档案是城市规划、建设、管理活动的真实记录，也是城市建设水平的反映和概括，在征用土地、房地产权、城市防灾抗灾、战争破坏后恢复等方面发挥着重要的作用。城市建设档案源于日新月异的城市建设，具有很高的科技含量，与直接、现实的生产力、经济效益和社会效益联系密切。虽然城建档案的收集、保管和利用受到一系列的法律法规所约束和保护，但在实施过程中仍有不少制约因素，影响了城建档案事业的健康发展。因此，研究和探讨如何规范、提高城市档案管理是落实科学发展观、加快城市现代化建设、促进社会经济发展的重要工作。下面笔者结合具体的区城市建设档案管理工作进行分析和探讨。
　　一、我区城市建设档案工作的基本情况及存在的主要问题
　　我区城建档案馆成立于上世纪九十年代，经过多年的发展，现共有馆藏资料59266卷，档案馆库总面积约为300平方米。在上级行政主管部门的正确领导下，我区城建档案工作在城市规划、建设、管理乃至社会、经济建设中发挥了较好的作用。特别是近年来，区级城建档案工作在区规划局领导的高度重视和关心下，体制机制进一步健全，经费投入进一步增加，配套设施进一步完善，队伍建设进一步加强，工作力度进一步加大，各项工作有序推进，成效明显。
　　与此同时，我们也清醒地看到，我区城建档案工作与城乡建设事业及社会发展的要求相比仍然存在不小差距，还有不少困难和问题亟待解决。目前，我区城建档案工作存在的主要问题可归纳为以下几点：
　　（一）重建设轻建档的问题较严重。随着我区各项事业的迅速发展，中心城区和各镇城区的城市面貌也发生了显著变化，尤其是中心城区的城市建设取得了令人注目的成就。但我区的城建档案工作重建设轻建档的问题较为严重，与迅速发展的建设事业极不协调。主要表现在：一是各级领导对城建档案工作重视还普遍不够，只注重施工进度，不关心竣工资料的收集归档，没有把档案的收集、整理工作纳入正常工作中，造成重要的资料散失。二是社会公众对城建档案的意识也不强，甚至有工程建设各方业主也认为城建档案没必要抓得这么紧，不能主动配合城建档案工作机构做好相关工作，有的甚至钻制度不健全或执行不利的漏洞，将工程文件材料把持不归档，严重损害工程档案归档保管工作，对顺利开展城建档案管理工作造成了一定影响。
　　（二）城市建设各类档案入档率极低。区档案馆现有馆藏档案不能全面准确反映多年来迅速发展的建设成果。部分镇区的规划建设部门没有接收本辖区内建设工程的竣工档案，致使各类档案入档率极低，造成了难以弥补的损失。
　　（四）入库档案门类不全。现有的馆藏档案没有严格按1984年城乡建设环境保护部办公厅印发《城市建设档案分类大纲》规定的18大类、102个属类组织收集档案入馆库，且基本为民用工程建筑类。其他如市政公用基础设施档案、声像档案等基本空缺。特别是供水、供电、通讯等城市生命线工程档案的缺失将会对我区市政公用设施项目的建设、维修、养护以及抢险救灾工作决策的经济、科学、合理的顺利实施造成一定难度。
　　（五）档案管理工作不规范，进馆案卷质量较差。因长期以来档案的收集倾向于关注建设工程档案，忽略了对系统内本单位形成的业务审批等城建档案的收集，无意中造成了部分珍贵档案的遗失；城建档案工作流程、操作程序、各种标准把握不准确，理解有偏差，具体工作中常出现各地做法不一的情况；声像档案工作仍然处在较低层次；信息化建设进展缓慢，档案管理大多还停留在手工操作，如最基本的档案目录管理，也未完全实现计算机管理；地下管线档案几乎是空白。
　　（六）档案利用效益不明显。我区城建档案的开发与利用工作仍处在低层次、低水平。一是管理方法不够科学，利用不够方便快捷，存在报建地址与实际门牌地址不能相对应而导致查阅困难或查找不到的情况；二是设施不齐全。各镇（街道）城建档案工作人员的办公条件普遍较差。档案工作所需的电脑、照相机、摄像机、复印机等基本设备缺乏；档案保护所必需的空调、吸湿机、消毒机等设备配备不全。设备、设施的缺少，使有些工作只能以原始的手工方式来完成，不仅效率低，而且质量难以保证，工作开展受到不少制约。
　　二、对区城建档案工作存在问题的原因分析
　　产生上述问题的原因是多方面的，有客观的有主观的，有内因也有外因。简单归纳主要有以下几方面：
　　（一）城建档案管理制度不健全。有关档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全。有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严；有的落实不到位，没有必要的措施和办法加以监督制约。如档案管理人员责任心不强，文件资料堆积如山，整理不及时；档案资料收集不全，丢失严重；借出的档案不履行借阅手续，有借无还时而有之；有的还存在私自在档案上涂改文字或数据的现象，这样严重损害了城建档案的真实性和利用价值。
　　（二）对城建档案队伍建设不够重视。我区属下各镇（街道）规划建设办公室一般只有1名兼职的业务人员，而城建档案员绝大多数为文书档案员兼职。由于人手不够，造成城建档案工作的不少内容无法开展或开展得不顺利。如城建档案验收作为一种行政执法行为，必须有两人以上才能实施；业务指导、对外服务、档案保管利用等业务都需要有足够的人员才能开展。
　　（三）社会宣传力度不够。城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。城建档案工作离不开全社会的了解、理解和支持，而这一切首先需要我们主动、积极地对内、对外宣传。就目前情况而言，城建档案工作不仅系统内部许多人员不太了解、理解，社会人员更是知之甚少。相当多的人不知道城建档案馆这一机构的存在，不了解档案工作的情况，不懂得利用档案。
　　（四）城建档案管理现代化进程缓慢。现代化管理档案喊了许多年，但是，大多数档案馆（室）的现代化管理只停留在案卷级、文件级条目的数据库上。一方面的原因是没有现代化的管理模式可以借鉴，另一方面也是由于城建档案管理工作中软件的缺失所造成的。
　　三、对加强我区城建档案工作的几点建议
　　做好城建档案工作的关键是应把城建档案工作看成是整个城市建设的一个重要组成部分。同样，一项工程建设也应把工程资料的归档看成是整个工程的一个重要环节，为日后的城市管理查阅利用做好准备。因此，区城建档案工作应该着重抓以下几点：
　　（一）充分认识城建档案工作的重要意义，加强领导和管理。要充分认识做好城建档案工作对城市建设发展的重要意义，增强紧迫感和责任感。要切实加强管理，认真做好建设工程档案的收集归档编研和利用工作。要加大财力人力，完善城建档案机构建设，配备专、兼职档案工作人员；要搞好宣传协调，争取各方面支持，保障城建档案工作持续健康发展。
　　（二）建立健全城建档案管理制度，依法加强城建档案建设。
　　深入贯彻实施《中华人民共和国档案法》《建筑法》、《建设工程质量管理条例》和《城市建设档案管理办法》等，加强档案法制建设，建立健全城建档案各项规章制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度；认真开展档案执法监督工作，严肃查处档案违法案件，使检查工作形成制度化；切实加强档案工作的日常监督，促使档案工作纳入正常发展轨道。
　　（三）改变工作方式，严格按城建档案分类大纲收集档案。
　　一方面积极与建管部门配合，参与工程竣工备案审查，把好归档资料审查关；另一方面要主动深入各建设、施工单位指导各类档案的整理，从源头上把关；第三要严格按建设部颁布的《建设工程文件归档整理规范》及《建设工程分类大纲》规定的综合、勘测、规划、建设管理、市政工程、公用设施、交通运输、工业建筑、民用建筑、名胜古迹、园林绿化、环境保护、城市建设科学研究、县村镇建设、人防与军事工程、水利、防灾、工程设计、地下管线、声像等十八个大类、102个属类的要求，认真细致地健全本区城建档案工作收集目录与大纲，严格确保一切进馆资料符合规范要求。尤其要重视规划、市政、公用、小城镇、地下管线、声像类等城市建设管理的基础性、生命线工程档案、发展声像档案库的建设。
　　（四）加强档案资源建设。大力开展城建档案的接收、收集和征集工作，进一步丰富和优化馆藏，拓展馆藏门类，改善馆藏结构。加大重点工程档案、城市基础设施档案、城市地下管线工程档案、建设系统各专业管理部门业务管理和业务技术档案的收集力度，提高数字（电子）档案、声像档案、模型等的比重。配合社会主义新农村建设，加强各镇建设档案的收集工作。
　　（五）加强城建档案信息化建设。一是加强档案数字化建设。进一步完善馆藏档案目录数据库建设，实现馆藏档案检索计算机化，提高查阅利用的效率效益。二是加强档案内部网络管理。建立城建档案基本信息数据库和专业信息数据库，进行全方位、多层次、技术先进的城建档案信息化管理，实现资源共享。并逐步建立城建、房产、公用事业等档案目录数据库的网络链接，在目录查询上实现资源的互通和共享。三是加强档案网页建设，充分利用网络工具，宣传城建档案工作，传递信息，公布资料，交流经验。四是加强电子档案管理。及时接收保存现行电子文件和电子档案，实施文档一体化管理。五是加强声像档案管理。加大经费投入，购置声像设备，对重点工程建设和城市重大活动等进行跟踪拍摄，紧扣城市中心工作，编辑专题片、画册等。
　　（六）加强业务知识培训和学习，提高工作人员的业务水平。采取灵活多样的形式不定期组织全区有关城建档案工作的人员进行业务培训，开办关于城建档案基础知识、实用技术、上岗技能、业务管理、开发利用和新型知识等方面的专题培训，以开阔档案业务人员的思想和视野，适应和跟上国家、省和市城建档案发展和工作要求，提高我区城建档案收集、整理、编制、开发和利用的业务水平，促进城建档案事业的发展，提高城建档案的查阅利用效益，为区的城市建设中提供基础档案信息。
　　目前，城建档案管理工作虽然存在诸多的问题，面临诸多的困难，但是只要我们以创新的思维，现代的管理观念，优化的服务方式，丰富的服务内容，城建档案工作一定能够迎来一个灿烂辉煌的明天。
　　参考文献:
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　　2、张渝生,刘生燕,《加强区县城建档案工作的思考》<<北京档案>>2005年第11期
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