浅谈公路工程竣工资料整编归档工作

　　摘要：简单分析了当前公路工程竣工资料整编归档的现状其影响它的主要原因，并提出几条搞好此工作的对策。
　　关键词：公路工程；竣工资料；整编归档
　　随着国家经济建设快速发展，人民生活水平不断提高，交通建设方面也得到相应的发展，各地的公路建设正在如火如荼的进行当中，公路工程竣工资料作为公路工程项目全过程的真实写照，是公路工程项目交工验收质量等级评定、养护管理的主要依据。我们应必须做好竣工资料的编制工作。
　　1当前公路工程竣工资料整编归档的现状
　　公路工程资料的整编和归档，是公路建设中一项长期而非常重要的工作。如何搞好公路工程项目竣工资料的整编和归档，使之在完工验收、完工结算、完工审计等工作中发挥重要作用，显得尤其重要。目前，部分项目对竣工资料整编重视不够，影响到工程完工验收的现象比较多，主要表现在以下几个方面。
　　1.1施工综合管理文件不齐全
　　平时不注意保管设计、监理、业主下发的施工管理方面的重要文件，造成文件丢失，或因分散保管在个人手中因工作调动时遗失或丢弃，难以满足工程竣工资料归档的要求。
　　1.2工程原始签证资料不规范不齐全
　　工程施工过程中，工程完工交面或设计变更经建设各方现场签证后，没有及时按照有关规定办理书面签字，或签字不规范、或用纸不规范等。对于原始验收签证资料，有桩号、高程、工程量等项目与实际施工情况不相符，验收项目有空白栏出现，签字笔迹龙飞凤舞和随意涂改等现象，降低了竣工资料的使用价值并影响的决算和审计工作。
　　1.3竣工图纸编制不够规范
　　不按照国家颁布的有关竣工图纸编制办法，而随意在原设计图上更改标高、尺寸、工程量等，对变更修改量大的图纸不按规定重新绘制或绘制水平比较低。不按规定标注和附设计修改文件或设计修改通知单。
　　2影响竣工资料整编归档的主要原因
　　2.1重视不够，强调抓工程建设而忽视资料整编工作
　　对公路工程施工而言，公路的质量和进度本身是一个看得见、摸得着的、实实在在的东西，是一个“硬件”，大家的目光都聚集到那里，不仅工程参建各方一直努力，而且领导也非常关心；而工程资料特别是竣工资料的整编，往往容易被忽视。所以在建设过程中，更多的精力都放到了前者上，抓进度、抓质量、抓关键目标工期的实现，经常是等到面临验收了，才开始想到还有资料没有做，于是抽调技术人员，加班加点进行突击。由于先天不足，只有靠回忆、靠找监理或设计补签字等进行弥补，这是影响竣工资料整编归档最根本的原因。
　　2.2平常的资料管理不规范
　　在工程实施过程中，从建设单位到施工、设计、监理单位，平常在资料管理方面虽然花费了一定的人力、物力，做了一定的工作，但主要是围绕工程的实施，侧重于满足日常工作的需要，并未有统盘考虑将其与最后的整编归档有机结合起来，造成在资料管理上深度不够，规范程度较低。
　　2.3资料管理制度不健全
　　虽然公路工程施工中也在资料管理方面建立了一些的制度，但一般都不够健全，难以保证资料整编工作的有效开展。如在文件、技术通知的管理方面没有统一规定，进入计算机和库房管理编号不系统甚至混乱，其规格大小也往往不统一，给整编造成困难；对资料的保管与移交没有专门制度，由于建设周期长、人员变动时资料交接手续不到位，往往造成资料的遗失，最后只有写“回忆录”，给归档工作造成很大的损失。甚至施工的工程量由于签证或资料保管不善遗失，工程完工决算得不到业主的认可，这样的事例时常发生。
　　2.4缺乏工程档案管理和工程技术两方面都懂的人员
　　目前在项目部都配备了一些专门的文档管理人员从事工程档案的管理，这些人员工作主要是针对各类文件的发放和存取，但对于工程建设方面的专业知识较少，基本不懂工程技术，不懂得今后工程验收需要什么资料或如何收集，而多数工程技术人员又不熟悉档案管理的有关规定，缺少资料及时归档意识，两者没有很好地结合起来。
　　2.5缺少对公路工程竣工资料归档的统筹规划
　　在资料整编的责任划分上不够清楚，一些由几个业务部门共同形成的资料（如工程验收签证资料）只需一个单位提交即可，但究竟由谁负责整理编制应有明确规定，不能出现谁都管谁都不管的现象。
　　3搞好公路工程竣工资料整编和归档工作的对策
　　3.1转变观念，提高认识
　　转变以前只注重抓工程进度而忽视资料管理工作的观念，提高对资料整编归档工作的认识，将其上升到应有的高度，是搞好这项工作的关键。只有项目部班子真正重视，才能改变以往在工程竣工验收前突击整编的状况，从而完整、系统、善始善终地保证资料按质按量归档。
　　3.2接受业主、监理单位的指导和管理
　　业主是工程建设的法人单位，它全面负责工程项目建设的组织，在竣工资料的整编和归档方面，业主理所当然的要发挥主导作用。施工、设计、监理、设备制造、材料供应及其它相关部门也应各负其责，搞好自已职责范围内的资料整编工作。监理单位在这项工作中扮演着特殊的角色，不仅要提交有关监理资料，还承担着对施工单位竣工资料的审查、签证、验收任务，其作用也非常关键。项目部要从工程初期就引起重视，及早与业主、监理相关竣工及验收专职人员沟通，制定出适合各自项目的资料归档细则和办法，防止出现某些业主和监理人员随意“指导、指示”导致施工单位最后不得不返工，既浪费人力、物力也浪费财力和时间。
　　3.3建立健全组织机构
　　项目一开工就应根据各自项目的特点和要求，明确档案资料管理科室，明确项目总工责任制。按照施工单位的普遍作法最好隶属于质量管理部门具体管理，有条件的项目部可以配备专门的档案资料管理人员，人员紧张的可以兼职，具体负责施工过程中资料的收集、整编、移交。管理人员一定要相对稳定，尽可能不变动。要注意保持资料的完整性，是全体专业技术人员和现场施工人员共同的责任。
　　3.4强化日常资料管理工作
　　在公路工程施工中的日常资料管理工作的好坏，也起到较大的影响资料的最后整编和归档。做好平时的工作，保证基础资料规范、系统、完整，整编时可以减少很多工作量。日常资料管理中应注意的事项很多，如记录按要求填写，文件规格统一、分类存放，施工过程中产生的原始资料及时收集、专人保管，对设计图纸和设计变更加强管理、做好登记。从文件资料的形成、日常管理到其收集整编、移交保管形成一套完整的制度。实行竣工资料编制工作“三同步”管理制度，即工程立项开工与竣工资料收集同步，工程施工过程与竣工资料形成同步，工程完工验收与合同竣工资料验收同步。竣工工作人员要始终直接参与整个工程的建设和竣工工作验收全过程。
　　3.5落实好分阶段整编计划
　　在公路工程项目开工前，根据施工进度安排编制整个工程项目的资料整编计划并分阶段落实好，尽量做到资料收集、整编及移交与工程建设同步。工程建设进展到一个阶段，资料收集整编完成到一个阶段；工程项目完工一个，资料移交清楚一个，验收一个，做到项目干的好，移交的彻底。
　　3.6通过合同管理加强对资料的管理
　　一个项目的资料整编工作应按照谁施工谁负责的原则，承担资料整编责任。项目部在与分包商或协作单位签定合同时，应对资料整编、移交做出尽可能详尽的规定，或在合同中作出一般性规定，合同生效以后根据实际情况进行补充。工程结算特别是竣工结算应严格与资料移交挂钩，一些小型项目如附属工程、临建工程可在合同终止时一次性提交全部资料，而一些规模大、工期长的项目，可考虑分期分批提交资料，然后办理结算手续。做到资料不移交，不全部结算，保留一部分保证金，促使分包商或协作单位整编好资料。
　　3.7重视人员的培训工作和思想教育工作
　　重视资料管理和整编方面的培训，可以加强对工程技术人员和行政管理人员进行档案知识培训，使他们掌握档案方面的有关规定和要求，在平常的工作中能按高标准搞好基础资料；对专业档案管理人员要适当进行工程专业知识培训，从而更有利于归档工作的开展。对于施工期较长的项目，竣工资料整编是一项不容易出成绩的工作，参于人员要有责任心、恒心、耐心、细心，领导应做好这些人员的思想工作。
　　4结束语
　　总之，公路工程竣工资料整编归档工作是一项系统工程，是涉及各个专业技术部门的一项复合型工作。只有不断加强业主、监理和施工单位、勘察设计等参建单位的管理水平，才能能保证公路工程“一流”竣工资料档案的形成。