摘要:何嘉荪等人建立的文件运动理论模型明确而深刻地指出文件在运动过程中，随着阶段的变化而发生
形式、价值以及管理方式的变化，为文件的管理提供了指导作用。但如何将理论运用于实践，并在
实践中完善理论，是当前研究的一个重要内容。本文在档案学相关文件运动的理论基础上结合对东莞市规划局电子文件运动的研究，提出模型，以期对规划电子文件运动研究作出有益的探索。
关键词:规划电子文件,文件生命周期,文件连续体模型
1．背景介绍
经过多年的建设积累，目前东莞市规划局信息化已具有较高水平，部门内部通过专署网络互连互通，业务办公信息化全面覆盖，信息系统功能完善、性能先进，同时积累了丰富的信息资源。
但问题也随之而来：当前规划局的档案管理还集中在传统纸质文件方面，对于已经产生的和正在产生的电子文件很少涉及，并且没有正确和有效的管理方法。部门分工不明，价值认识不清，开发利用更无从谈起。这就导致规划局积累的大量电子文件得不到有效的管理和利用。
为了解决当前东莞市规划局的电子文件管理问题，通过对东莞市规划局的办文办事流程、档案管理现状，以及电子文件管理需求的调研，并结合规划局的实际情况，在“文件运动理论模型”的基础上，我们开发出“城建规划电子文件运动模型”，以下简称“模型”，作为规划局电子文件管理的理论和实践指导，并为东莞市规划局的电子文件管理提供完善的解决方案。
2．理论基础
马克思主义方法论指出，理论来源于实践，同时也指导着实践。任何实践的进行都离不开理论的指导，模型正是建立在文件生命周期理论、文件连续体理论等档案学基础理论之上，借鉴了来源原则与全宗理论、文件生命周期理论、文件连续体理论、文件价值理论和文件运动理论模型，并结合规划业务自身特点，用轴、维、域三类元素建立了一个模型。从而反映规划业务中产生的电子文件在其运动过程中，具体形态、价值、保管方式、责任主体等方面的变化。
3．研究意义
首先，模型将文件生命周期、文件连续体等档案学经典理论用于指导东莞市规划局的电子文件管理，从实践上证明了本地化的文件生命周期理论和文件连续体理论建立的全新运动理论——文件运动理论模型的可行性。
其次，通过模型在规划局的实际应用，可以检验电子文件运动模型的实际效果，有利于在实践的基础上进一步完善电子文件运动模型，优化电子文件管理流程和管理方式，从而提出更加科学的电子文件管理思想和电子文件标准管理框架。
4．模型
在实践中，通过对东莞市规划电子文件基本管理流程和管理方式的探讨分析，得出规划电子文件运动的规律，从而总结归纳出模型。
4.1模型图
4.2模型说明
以上模型图具有三类结构要素：“轴”、“维”和“域”，“轴”用从一个核心按等角度夹角散开的射线来表示，“维”用同心圆表示，“域”是“轴”和“维”交织成的区域。
模型的核心是规划电子文件。三根轴分别标志规划电子文件运动中起决定作用的要素：规划电子文件赖以形成的社会活动（城市规划业务轴）；规划电子文件的形成者来源（责任者轴），规划电子文件在运动过程中存在的形态（规划业务文件轴）。文件从形成到最后销毁或永久保存，其所具有的价值随时间的延续发生变化依次形成三个维度：第一维，现行价值形成维（简称现行维），在文件现行价值形成的同时，文件还具有第一价值和第二价值，此维是文件第一价值的具体体现维，因而第一价值占据主导地位；第二维，第一价值和第二价值此消彼长过渡维（简称过渡维）；第三维，社会价值维，亦即表达第二价值已经占据主导地位的维度。模型的三个维度依次展现规划电子文件运动过程中的价值变化和事实上存在的运动阶段。“轴”和“维”之间的区域分别称为管理域、证据域和服务域，是文件管理实践的体现。
4.2.1轴
模型包含三根轴，即“城市规划业务轴”、“责任者轴”和“规划业务文件轴”。
城市规划业务轴：表现的是形成文件的规划业务活动。对这种社会活动加以解析可以发现，从最微观层次而言它首先是由要进行业务办理的人员或群体进行的业务办理活动；然后是职能活动，它既包括以各业务科室主体为核心进行的职能活动，又包括由几个处室共同参与的、以特定事项为核心的职能活动；最后是具有特定目标的社会活动。
责任者轴：描述的是不同层次规划电子文件用其组合的不同形成者来源。第一层是文件形成者，包括办事单位、规划局各业务处室办文员等；第二层次是规划局业务处室资料室；第三层则是规划局档案室或城建档案馆。
规划业务文件轴：指规划业务文件运动过程中在不同阶段所表现的群体运动形态特征。文件之间具有有机关联性，这使得文件必然组成群体运动。形成者形成的单份文件会按照办文进行组织，然后再按照不同的项目形成规划项目档案，最终形成规划档案全宗。
4.2.2维
本模型根据规划电子文件在运动过程中的价值变化，用三个维度，分三个层次描述规划电子文件的运动过程。
第一层，现行维（即现行价值形成维）。电子文件形成者根据规划业务需要，生成电子文件，电子文件必然与该次业务办理的其他文件产生有机联系，因而形成“办文”进行运动。文件从形成之初即具有第一价值，也具有第二价值，但是此时第一价值必然居于主导地位。现行价值则为文件第一价值在文件现行期的具体体现。“现行维”标志着文件运动进入了现行期。
第二层，过渡维。当文件内容规定的任务完成，或者文件内容规定的目标达到，文件的“现行期”宣告结束，现行价值亦同时消失，文件于是运动进入“暂存期”。“过渡维”是这一时期开始的标志。此时文件的第一价值仍然占据主导地位，但同时它也逐渐趋弱；而文件的第二价值则逐渐增强，两者此消彼长，形成一种过渡局面。
第三层，社会价值维。随时日推移，文件第一价值逐渐减小至可以忽略不计；文件第二价值-社会价值开始占据主导地位，文件运动进入“历史期”。“社会价值维”是文件第二价值开始居于主导地位的标志。
4.3.3域
模型用域的概念，将文件管理实践及其后果抽象为三个主域：管理域、服务域和证据域。
（1） 管理域：是“规划业务文件轴”和“责任者轴”之间的区域，体现的是电子文件的管理“领域”，管理域分为四个子域。
形成域：表达的是草拟、制作、正式形成文件的过程。
捕获域：文件形成后立即被文件保管系统捕获而进入捕获域。
组织域：在组织域文件成为相对较为完整的以项目阶段为核心的文件组织体。
保管域：文件进入保管域，成为规划档案，构成整个社会的记忆和财富。
（2）证据域：是“责任者轴”和“城市规划业务轴”之间的区域，体现的是文件构成的规划业务活动的证据和记忆“领域”。模型的“维”又将证据域划分为四个子域。
轨迹域：表达的是文件形成者在形成文件的过程中产生的各种行为的轨迹。
证据域：是指文件一经正式生效，它就成了反映形成它的人类社会活动的最有效的证据。
集体记忆域和社会记忆域：文件在保管系统中得到整合，作为集体记忆得到保存和管理，为人们服务。
（3）服务域：是城市规划业务轴和规划业务文件轴之间的区域，体现的是规划电子文件“服务领域”。根据维度的变化，这种服务体现在以下四个服务子域之中。
孕育服务域：电子文件在孕育、制作过程中，会形成一些片段文字、未定型的图形、编写提纲、草稿
等信息记录，这些信息记录将为文件形成者或形成部门进一步制作文件，使之能够正式
生效（或者因为不符合要求而予以删除）提供服务。
行政服务域：随着电子文件的签署生效，电子文件具备现行价值而发挥“指挥、命令、批准、允许和
传递交流信息”等文件内容规定的任务和目标所要求发挥的现行作用，此时，它对其形成者而言具有传递、控制功能；对于接受者而言则具有依据功能。
参考服务域：随着电子文件运动到过渡维，电子文件的现行作用和现行价值消失。此时文件第一价值
仍然占据主导地位，但是已经开始逐渐减弱，而第二价值逐渐增强。电子文件的服务也
就从“行政服务”演变为“参考服务”。
社会文化服务域：当电子文件的第二价值完全占据主导地位，电子文件最终成为全社会共有的记忆，
而电子文件的服务对象也由主要面向办事单位和东莞市规划局各部门，转变为主要面向
整个社会。
5．模型的实践应用
为让管理者认清电子文件在各阶段的不同价值，处理好保密与开放的界线。在模型的指导下，我们对东莞市规划局电子文件的管理流程、管理方式、管理角色分配做了如下设计，
5.1管理流程图
5.2管理方式表
规划电子文件管理方式表
生命阶段 表现形式 管理者 价值 开放范围
孕育形成 业务要求；文件模板；生成文件 规划局业务科室办文员 文件形成 规划局业务科室内部
现行 有效文件 规划局业务科室办文员、办事员 服务价值；证据价值 规划局业务科科室及办事单位
半现行 项目档案 规划局业务科室资料室 参考价值 规划局及办事单位
非现行 规划档案全宗 城建档案馆 社会价值 社会
在孕育形成阶段，电子文件只是一些文件模板文件，需要处室办文员根据业务要求在规划局的OA系统中生成电子文件。此时，它还没有实际价值，并且只能向规划局主办业务的处室开放。
在现行阶段，电子文件则是一些办理事务过程中用到的文件，管理者应是规划局处室的办文和办事员。此时的电子文件具有服务价值和证据价值，可以向规划局处室和与文件有关系的办事单位开放。
半现行阶段，即过渡阶段，电子文件表现为经过规划局档案室整理过的项目档案。此时，文件已经办理完毕，经过档案室按项目进行归档整理，形成项目档案，提供规划局内部和办事单位的查询和利用。
非现行阶段，电子文件表现为规划档案全宗，即所有规划电子文件的集合体，这时的电子文件不再以单份文件出现，而是以整体出现，其价值表现为规划局业务的反映，城市建设规划事业的反映，更具有社会意义。因此，应该向全社会开放，以此来实现对城市规划业务的监督和改进。
5.3管理角色分配表
根据东莞市规划局电子文件运动的规律，对东莞市规划局规划业务电子文件的孕育形成、现行阶段、半现行阶段和非现行阶段的整个生命周期进行了管理角色分配，见下表：
东莞市城建规划电子文件管理模式作为一个以模型指导实际工作的范例，是用理论指导的一次有益尝试。也为其他机构的电子文件管理提供了借鉴和参考模式。其他机构可以在此基础上了解本机构电子文件的运动阶段、运动规律，分清电子文件在各阶段的价值，从而采取相应的管理方式，以获得更便捷、有效的电子文件管理与利用。
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