浅析电力系统信息化档案管理

　　摘要:随着信息技术的发展，以及电力系统信息化进程的逐步深入，给档案管理带来了前所未有的巨大挑战，同时更赋予档案管理巨大的发展机遇。面对全新的网络化、数字化环境，电子文件的接收、存储、保管、利用以及电子文件的完整性、真实性等都带给传统“实体档案”管理模式以巨大的冲击，如何充分利用信息化技术，加快档案数字化建设，更快、更好的提供服务是摆在我们面前的紧迫任务，电子档案管理也逐渐纳入到信息化建设日程上来。
　　
　　关键词:电力系统；信息化；数字化；档案管理
　　
　　1档案信息化采用的技术
　　档案管理现代化是现代科学技术特别是数字化技术和网络技术发展的必然要求,利用这一现代科学技术,将档案管理工作从传统的纸质载体向“无纸”的数字载体转变,从而实现工程档案资料的数字存储与查阅,其工作效率的提高和利用方式的便捷是令人欣喜的。现在普遍使用的方法就是将纸质载体档案信息通过手工著录、扫描等形式,以数字记录方式存储到服务器、光盘等计算机的各类存储器中。
　　1.1数字化技术
　　数字化技术是以数字电子计算机硬软件、周边设备、协议为基础的信息离散化表述、定量、感知、传递、存贮、处理、控制的集成技术。在档案数字化技术中,关键的环节之一就是将档案纸质载体转变成“数字”载体,而利用现代扫描技术将纸质档案转化成计算机可阅读使用的数字信息的过程,是实现纸质载体转化成“数字”载体的过程。这种依靠扫描设备、计算机等硬件设备进行数字化扫描技术,符合国家电网公司纸质档案数字化技术规范的要求。
　　（一）设备选型
　　扫描设备是实现档案纸质载体转化成“数字”载体的手段,我们通过对纸质载体档案的分类分析,数字化文件的技术要求,以及对档案进行扫描的要求与扫描设备的对比,遵循“经济合理、技术先进”的原则,来选择功能适当的扫描设备。
　　(1)档案类型分析
　　按照档案数字化发展的方向,目前,公司以下档案需要从纸质载体转化成“数字”载体:
　　文书档案:反映公司党务、行政管理等活动的档案；
　　科技档案:反映公司生产、基本建设等活动的档案；
　　照片档案:反映工程施工的照片、领导视察工程项目的照片、各种活动的照片等。
　　这些纸质载体的档案,其功能、用途、保管期限等不同,因而纸张大小不统一、纸张厚薄不一致、装订形式不一样等。客观上要求扫描设备的不一样,增加了设备选型的复杂性。
　　(2)技术要求
　　􀀂《国家电网公司纸质档案数字化技术规范》中,对数字化文件的质量提出了明确的技术要求,具体有:a.图像页面清晰可辨；b.数字图像中不能有杂点、黑边等；c.数字图像的偏斜角度要小于1度；d.图像偏斜不超过页面内半个文字。
　　(3)档案扫描的要求和扫描设备参数对照表
　　
　　综合上述分析,在充分论证的基础上,通过对扫描设备的市场调查、经济技术比较分析,按照“满足功能要求、优质高效适用”,选用松下kv-s7065ccn彩色平板式高速扫描仪,该扫描设备能够实现高速和平板扫描的一体化。分辨率在100～600dpi之间,满足不同清晰度的要求。图像输出有黑白和24位真彩色,能够最大限度保持图像的原貌。图像处理软件R.T.I.V.能够对数字文件进行纠偏、去污等技术处理。
　　（二）档案“数字”载体的形成
　　将一份纸质载体的档案,转化成“数字”载体,一般要经过以下8道工序:
　　(1)档案出库,整理档案,去除装订物。
　　(2)检查档案纸张大小、厚薄,选择手动平板扫描或自动高速扫描。
　　(3)根据档案原件的清晰度,调整分辨率。
　　(4)彩色图像应采用真彩色扫描,其它采用黑白二值。
　　(5)对扫描的图像进行纠偏、去污等技术处理。
　　(6)将数字文件保存到服务器上,文书档案和科技档案的文件采用TIFF文档保存,照片档案采用JPG文档保存。文件用实体档案的档号命名,一一对应。
　　(7)档案恢复原装订,还回库房。
　　(8)将数字文件刻录光盘备份。
　　1.2􀀁网络技术
　　将纸质档案信息转化为数字化信息,就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源,要实现这一点,必须依靠网络。利用公司现有的局域网构建档案数字化网络,是档案信息化建设得以进行的最经济有效的必要基础。另外,有了网络,没有相应的档案管理软件,硬件就会像一盘散沙,无法运作。
　　按照国家标准规范,结合电力行业的实际情况,按照经济适用、功能齐全、安全保密、操作方便等原则,经过广泛的调研和比较,决定选用清华紫光企业档案管理系统软件和紫光档案检索系统实现档案的网络化。
　　（一）利用清华紫光企业档案管理系统软件实现实体档案和数字档案的对接功能
　　清华紫光企业档案管理系统软件功能齐全,有11个子系统,分别能完成权限设置、数据录入、档案查询、档案借阅等功能。其中的数据录入子系统,将文件信息录入,能够形成电子条目和档案数据。数字档案通过该子系统的挂接功能,将数字文件直接挂接到该实体档案的电子条目下,点击浏览,就能在计算机上查看到与实体档案一致的数字文件,操作方便快捷。
　　（二）利用紫光档案网络检索系统实现网络检索功能
　　利用公司现有的局域网,各终端客户机通过公司主页上的紫光档案网络检索系统,运用档号或关键字查询,可直接查找到所需档案信息,并能原文浏览和下载保存,方便而快捷。
　　实践表明,利用清华紫光企业档案管理系统软件和紫光档案网络检索系统,将实体档案和数字档案的准确对接与网络快速检索,实现了纸质载体档案转化成“数字”载体后的网络传递,是档案信息化的基石。现代数字化技术和网络技术在档案管理中的成功运用,将传统的档案管理“脱胎换骨”,档案信息化带来的文件形成电子化、档案信息传递网络化、档案信息存储数字化、档案文件管理动态化,使档案人员利用计算机管理档案、储存和保管档案,通过网络查找档案、利用档案,标志着档案管理由传统走向现代化。既是档案管理的转折点,也必将引导企业管理的创新,为进一步提高企业的竞争能力和经济效益,发挥应有的推动作用。
　　2􀀁公司档案信息化建设的优点
　　2.1􀀁先进的扫描技术 
　　经过科学比选而采用的松下kv-s7065ccn彩色平板式高速扫描仪,体现了“经济合理、先进适用、操作友好、质量可靠”宗旨,能实现彩色、黑白扫描自动识别功能,自动纠偏功能,颜色滤除功能,去黑边、黑迹、斑点等功能,达到最完美的图像效果。
　　2.2􀀁强大的文件压缩功能
　　扫描图像处理软件能对数字文件进行压缩处理。一般200张纸质档案形成的电子文件容量大约900兆,经过软件压缩后1000张纸质档案形成的电子文件容量大约为200兆,大大减少文件的容量,减少占用的空间,提高文件的浏览速度。
　　2.3􀀁高效
　　自动高速扫描技术能达到每分钟60页的扫描速度,大大减少了时间,节约了人力,物力,财力。
　　2.4􀀁技术的创新引领管理的创新
　　随着计算机网络的进一步发展,档案信息化建设的不断完善,信息高速公路逐步拓展,数字化数据、信息将渗透到我们生活的各个领域。公司员工和部门只要通过计算机网络,均可拥有和使用档案信息。显然,以往适用于传统纸质载体档案的管理方式已经不适用了,必须改变工作方式,建设工作规范。这样,档案信息化的建设向传统的档案管理模式、制度提出了严峻的挑战,将引领决策者、档案工作者需要不断摸索,研究新方法,解决新问题。
　　2.5􀀁工作效率的提高和利用方式的便捷
　　传统纸质载体档案的利用流程,是利用者确认身份后,提交利用目的,然后由档案工作者查阅档案目录,再进入库房提取档案原件,交于利用者阅览。档案信息化建设改变了这一过程。档案信息化建设的成果使得利用者不必到馆,在网上就可以直接查阅档案目录信息和部分档案全文信息,或者经授权后,自己在计算机上查阅相关档案信息,以往繁琐的工作步骤消失。工作效率的提高和利用方式的便捷是令人欣喜的。
　　2.6􀀁更好地保护档案
　　公司档案见证了公司整个发展历程,是宝贵的财富。纸质档案由于受到温度、环境、时间等因素,不利于保管,档案数字化可以有效地,更好地保护档案。
　　2.7􀀁充分有效的利用档案,提升企业竞争力
　　档案信息化的建设,可以在远程终端实现档案原文的全文检索和文件的下载保存功能,为档案的充分有效利用提供了非常有效、方便快捷的服务。充分有效、方便快捷的利用档案信息,使公司员工认识到档案信息的参考借鉴作用和启迪助推作用,能够开阔眼界,激活思路,触发创新灵感,实现创新,将给公司带来潜在的经济效益,进而帮助企业提升竞争力。
　　3结语
　　实现数字化档案满足了建设方档案信息化建设、管理、生产运行的需要,获得建设方的一致好评与赞誉,在同行业内有很好的推广前景,为公司赢得了声誉,树立了公司良好的企业形象,提升了公司在同行业中的竞争力。