对档案信息化建设的基本认识

　　摘要：本文根据笔者的工作实践，对档案信息化建设——从档案的管理现状及档案信息化建设的推进进行了一些探讨。
　　关键词：档案管理；档案信息化；推进
　　档案信息化是指在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。本文从档案管理现状出发，主要就档案信息化推进问题，谈几点初步认识。
　　一、 档案管理现状及档案信息化的必然趋势
　　（一）档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。当前，档案信息化处于档案标准化、规范化滞后状态，这些都影响了系统整体水平的提高。由于传统档案管理存在业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案信息化工作尚无统一标准，给档案工作带来了极大的不便。
　　（二）档案信息化建设制度和规范滞后，档案信息资源共享程度低。在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。
　　（三）档案信息化技术研究和开发缺少整体规划和统筹协调，档案管理应用软件缺乏通用性。档案部门使用各自开发的软件由于不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，造成各单位之间不能互调，不能使公司与档案局保持同步发展，这制约了档案信息化的进程。
　　（四）硬件设备不齐全，硬件的功能并没有得到充分发挥。软硬件基础设施是档案信息建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。但是进行数字化扫描必须购置相应的硬件设备，就目前大多数档案部门的现状来看，此类设备严重短缺，且技术配置也不高。
　　（五）档案工作人员的知识结构和技术能力相对欠缺，难以适应档案信息化建设的需要。开展档案信息化建设，要求档案管理人员据百较高的知识层次和一定的技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏档案和信息处理复合型的人才。尽管引进了数字化设备，仍不能充分发挥作用，档案信息化建设缺乏应有的人才素质保障。
　　二、 推进档案信息化建设的策略
　　加强对档案信息化建设工作，迫在眉睫。结合全省电力系统的实际，我认为当前重点应当抓好以下工作：
　　1、根据国家档案局8号令及省电力公司的有关规定，为了便于各单位准确地划分档案保管期限，使保存的档案既能反映企业的历史面貌，又便于保管和利用，应抓好《南通供电0-5大类档案分类表及保管期限规定（试行）》的贯彻实施，提高档案管理业务基础工作的规范化和标准化水平，为推进和完善档案信息化建设奠定基础。
　　2、按照信息集中集成的要求，实现在数字档案馆环境下以电子文件归档；实现文书、科技、照片档案电子文件和实体同时归档；开展重要历史档案的数字化处理工作；完成统一身份论证，抓紧数字档案馆的全员开放使用，有利于利用者及时查询利用档案信息；实现数字档案馆与办公自动化系统的无缝连接；实行工程档案离线客户端管理，提高档案管理现代化水平。
　　3、提高技术含量，增强软件适应性，完善配套硬件设施，加快推进档案信息化进程。构建档案内部局域网，并接入外网，是信息化建设得以进行的必要基础。由于种种原因，各单位的档案软硬件平台的不同，这给集成档案数据库造成困难。档案信息化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，提高系统的综合能力，这样才能发挥整体优势。硬件设施也是档案信息化建设不可缺的基本条件，加强档案信息化硬件设备的配备。
　　4、加强档案工作人员信息意识的培养和信息技术应用能力的培养，不断提高档案工作人员在工作中积极运用信息资源管理理论和现代信息技术的技能，造就一支高素质的复合型档案干部队伍，实现档案信息资源的科学管理和有效开发利用。人才是档案信息化建设成功的关键所在，各级领导要关心档案人员，保持档案人员的相对稳定，切实解决档案队伍青黄不接的问题，为档案信息化建设提供人才保障。
　　三、结语
　　档案信息化建设的发展，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。档案信息化建设的最终实现将意味着，可以通过网络在任何时间、任何地点查阅利用档案，为人们敞开了便利的大门。让我们为这些目标而努力。
　　参考资料
　　1、 韩杰同志在全省档案工作会议上的报告《团结奋进开拓创新又好又快地发展档案事业》，《档案与建设》2007年第2期
　　2、 佚名《档案信息电子化问题研究》，中国论文下载中心
　　3、 江苏省电力公司《加强档案信息化建设提高档案管理水平》，《档案与建设》2007年第6期